近年耳にするBPOとは、企業活動に必要な業務プロセスを一括して専門業者に委託することだ。アウトソーシングとの違いは、業務の企画・設計から実施まで全て外部委託する点である。
BPOのメリットは、「コア業務へ集中して対応できるようになること」や「固定費の削減につながること」だ。
今回は、BPOの詳細とともにメリットやデメリットなどを紹介する。検討のためのポイントも解説するため、あわせてチェックしよう。
目次
BPOとは。アウトソーシングとは違う？
業務効率化やそれによるコア事業への注力、コスト削減などの目的でBPOを導入する企業が増加している。BPOとは、自社に運用するノウハウがない業務や定型化しやすいノンコア業務を、外部の事業者に継続して委託することである。
はじめに、BPOとはどのようなものか、アウトソーシングとの違い、実行する目的をそれぞれ詳しくチェックしていこう。
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは
BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」を省略した言葉であり、読み方は「ビーピーオー」だ。先述の通り、企業活動に必要な業務プロセスを一括して専門業者に委託することである。
定型化しやすい総務や経理、人事などのノンコア業務、あるいは運用ノウハウのない業務を、高度な専門領域を持つ委託業者に任せるものだ。従来は日本国内におけるBPOが主流であったものの、近年では中国などの安価な労働力を確保できるオフショアでも活発に活用されている。
実際にBPOを採り入れる場合は、メリットを最大限に活用できるように、どのような業務を委託するのかをしっかりと考えるといいだろう。
例えば、総務部門では受付業務や文章管理、備品管理といったオフィスの管理業務が代表的である。経理部門では取引先への請求業務や支払業務、予算管理、データの入出力といったほとんどの業務においてBPOを採り入れられる。
人事部門では、内部に対する労務管理の業務や外部に対する採用業務のどちらにもBPOを採り入れられる。専門的に請け負っているプロのノウハウを活用できるため、法改正による変化があった場合なども安心だ。
その他、受付やコールセンター業務、顧客管理や市場動向の調査といったマーケティング業務なども対象である。自社にとって直接的な利益を生む営業などのコア業務ではなく、再現性が高いノンコア業務についてBPOを採り入れることが多い。
アウトソーシングとの違い
そもそもBPOは、アウトソーシングの一種である。一般的なアウトソーシングとBPOとの違いは、どの程度の業務を任せるかだ。
アウトソーシングとは「業務遂行のために必要なリソースを外部から調達するための手法のひとつ」であり、業務委託ともいう。一般的なアウトソーシングでは、業務の一部のみを外部に委託する。
一方でBPOは、業務の企画・設計から実施までを一括して外部に委託するという点でアウトソーシングとの違いがある。BPOは対象となる業務範囲が広く、場合によっては総務部などの部門単位で実施していた業務すべてを委託するケースもあるのが特徴だ。
BPOの目的
先述のとおり、BPOはアウトソーシングの一種である。そのため、人手不足を補うために外部に業務を委託するものと捉えられがちだろう。
実際のところBPOの目的は、自社業務を外注して業務を遂行するだけではない。業務フローの見直しや課題の分析といったように、業務改善を目的に経営戦略のひとつとして委託を行うものなのである。
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BPOのメリットとデメリット
続いて、BPOを活用することによるメリットとデメリットについてもチェックしていこう。
BPOのメリットには、「コア業務へ集中して対応できるようになること」や「固定費の削減につながること」などがある。一方で、「ノウハウが社内に残らないこと」や「委託のためのリソースが必要となること」などがデメリットだ。
それでは、BPOのメリットやデメリットについて詳細を解説していく。
＜メリット＞
先述したとおり、BPOのメリットは「コア業務への対応に集中できるようになること」や「固定費の削減につながること」などである。また、業務に対して専門性を有する外部企業への業務の委託によって業務品質をさらに高め、顧客に優れた価値を提供できるようになるという点もメリットだといえる。
BPOを採り入れると、社外のノウハウを活用できるというメリットもある。自社だけでは仕組みづくりから実現までが困難な事業であっても、委託によって不足したノウハウを補い、事業を展開させられるのだ。
それでは、BPOのメリットをさらに詳しくチェックしていこう。
コア業務に集中できる
BPOのメリットのひとつに、不足しがちなリソースを補填する体制づくりによって、コア業務への対応に集中できるようになる点が挙げられる。
BPOを採り入れると、企業にとって直接的な利益を生まないノンコア業務を外部に業務委託することとなる。その結果、本来力を入れるべきコア業務に人材や時間、資金のリソースを投入できるのだ。
企業の成長段階に応じて、BPOの活用の仕方を変化させるといいだろう。例えば、企業が成長している時期は人員不足に陥りやすいものである。ノンコア業務をBPO化して、社員がコア業務に専念できるようにするのがおすすめだ。
慢性的な人員不足ではなくなってからも繁忙期などに業務を任せたり、社員の退職によって対応スキルを持つ人がいなくなった業務を委託したりなど、リソースを補填できる。
固定費の削減につながる
固定費の削減につながることもBPOのメリットである。ノンコア業務に自社の社員が対応していた場合には、繁忙期かどうかなどにかかわらず同じように人件費がかかる。
業務が多くないときでも固定で費用がかかるため、業績が低迷している場合には赤字の要因になりかねないだろう。必要な分のみを委託できるBPOを採り入れることで、業務量に応じてコストが変えられるようになるのだ。
＜デメリット＞
一方でBPOを採り入れた場合、「ノウハウが社内に残らないこと」や「委託のためのリソースが必要となること」などがデメリットになり得る。また、個人情報や財務情報などの重要情報をBPO事業者と共有することになるため、セキュリティリスクへの対策が必要だ。
さらには、業務の進行状況を正確に把握しにくくなること、頻繁に体制変更を行う場合には対応が難しいことなどのデメリットもある。
それでは、デメリットについても詳しくチェックしていこう。
ノウハウが社内に残らない
BPOを採り入れた場合には、ノウハウが社内に残らないというデメリットがある。自社でその業務に対応しなくなるため、当該業務に関するノウハウを蓄積できなくなるのだ。
もしもBPO化がうまくいかず、解約してまた自社で対応することになった場合には、ノウハウがない状態で業務にあたることとなる。対応できるスキルがある場合であっても、解約のタイミングによっては人員などのリソース確保が難しいケースもあるだろう。
委託のためのリソースが必要
BPOを採り入れる場合であっても、ただ依頼するだけでスムーズにやってもらえるわけではない。BPO化にあたってはどのような業務を任せる場合でも、引継ぎのための準備期間や移行コストが必要となるのだ。
引き継ぎ期間を短縮するには、BPO事業者との綿密な打ち合わせや、自社で実務を担当していた社員の協力を得ることが重要である。
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BPO検討のためのポイント
BPOを採り入れるかどうかを検討する際のポイントは、以下のとおりである。
・ 目的の明確化
・ 業務の定型化、委託範囲の決定
・ 導入後の体制整備
また、信頼できるBPO事業者を選定する際には、「業務実績は豊富か」「依頼したい業務は得意か」「業務範囲の拡大は可能か」「適正なコストか」「セキュリティレベルが高いか」をチェックするといいだろう。
それでは、BPO検討のためのポイントを詳しくチェックしていこう。
目的の明確化
BPOを採り入れるかどうかを検討する際には、初めに導入の目的を明確にすることがポイントだ。
例えば、コスト削減を目的としてBPOを検討するのならば、移行によってかかるコストの回収可能期間を算出し、導入するか否かを決めるといいだろう。導入の目的に合ったKPIを設定して、定期的に効果を検証することも大切である。
また、導入を検討する際は目先のコスト削減のみを目的とせず、企業価値や生産性の向上を目的とするのがおすすめだ。導入の目的を明確化し、効果を定量的に判断できるようにしよう。
業務の定型化、委託範囲の決定
続いて、業務の定型化や委託範囲の決定を行う。組織内でボトルネックとなっていることを確認し、どのようにするといいのかを検討していく。委託できる業務は幅広いため、業務を委託する内容について、範囲を細かく決定していこう。
もしも不用意に業務を丸投げしてしまった場合には、期待した成果を得られなくなってしまいかねない。綿密な打ち合わせなどを行い、業務をしっかりと引継げるようにしよう。
導入後の体制整備
BPOを導入してからも、任せっぱなしではなく体制を整備することがポイントだ。BPO業者と綿密に連携し、改善点を模索するようにしよう。
先述の通り、目的に合ったKPIを設定して導入の効果を定期的に検証することも重要だ。ただし、BPOを導入してすぐはコストがかかりがちなため、中長期的な視点でチェックしよう。
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まとめ
BPOとは、企業活動に必要な業務プロセスを一括して専門業者に委託することである。定型化しやすい総務や経理、人事などのノンコア業務、あるいは運用ノウハウのない業務を高度な専門領域を持つ委託業者に任せたりする。
BPOのメリットには、「コア業務へ集中して対応できるようになること」や「固定費の削減につながること」などがある。一方で、「ノウハウが社内に残らないこと」や「委託のためのリソースが必要となること」などがデメリットだ。
BPO検討におけるポイントなどもしっかりと理解し、実際の企業活動で活用していこう。
