新型コロナウイルス感染症の拡大で、さまざまな企業が業績に深刻な打撃を受ける中、Talknote株式会社が展開するクラウド社内SNS「Talknote（トークノート）」が好調な推移をみせています。
「Talknote」とは、小売・製造・飲食・IT・医療など、幅広い分野の企業へ導入されているコミュニケーションツールです。
コロナ禍においても「Talknote」の新規導入企業は、33.8%が飲食関連企業、また、不要不急の外出自粛で大きな影響を受けながらも、飲食業界での継続率は99.6%という驚くべき数字を保っています。
クラウド社内SNSとして、なぜいま多くの企業から「Talknote」が選ばれるのでしょうか。
Talknote株式会社 広報の遠藤氏（以下、遠藤氏）に、事業の成長要因や企業への導入事例、今後の展望についても、お話を伺いました。
対面のやりとりがオンラインへ。コミュニケーションツールへの投資が増加
遠藤氏：弊社は「組織の情報共有、意思疎通を最速化し、成果を最大化することで、世の中のあらゆる商品やサービスの品質を最高のものにする」というビジョンのもと、社内SNSを提供している会社です。
「Talknote」は2011年からスタートし、現在は約1000社に導入。さまざまな組織で、情報共有やコミュニケーションのツールとして活用していただいています。
新型コロナウイルス感染症の拡大で経済社会が大きなダメージを受けた2020年4月〜2020年10月においても、「Talknote」の新規導入のうち、33.8%が飲食関連企業、20.5％は医療介護関連企業と、飲食や医療介護業界での導入が非常に多くなっています。
日々変化する難しい状況の中、飲食業界の利用継続率は99.6%と過去最高水準を保っており、「コミュニケーション数」は約1.5倍に増加しました。また、歯科業界においては「投稿数・コメント数・いいね！数・メッセージ数」の合計数値が1.6倍となっていることから、「Talknote」がコロナ以前より活発に活用されている印象です。 オフラインでしていた情報共有をオンラインに切り替えるといった傾向は元々ありました。そんななかコロナウイルスの影響で物理的に顔を合わせる場面が減り、今まで対面で行っていた組織内のやりとりを、オンラインに移行する場面がより一層増えたのではないかと考えています。
今後もさまざまな業界で、コミュニケーションツールへの投資が増加していくのではないでしょうか。
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従業員の離職率が高い時期もあったが、現在は大幅に減少／株式会社オアシスライフスタイルグループ
遠藤氏：飲食関連企業で「Talknote」の新規導入が増えていて、台湾発祥ブランド「春水堂」カフェの日本展開など、衣食住の3事業を展開する株式会社オアシスライフスタイルグループさまにも導入いただいています。弊社が飲食業界での導入事例を多く持っており、活用のイメージがしやすいことが導入の決め手になったようです。
株式会社オアシスライフスタイルグループさまは、店舗数増加にあたり、まずはナレッジの共有を目的に「Talknote」を導入いただきました。「春水堂」カフェの日本展開ほか、スーツ型作業着「WORK WEAR SUIT」の製造販売、住まいの水環境ソリューション事業など企業運営が多岐にわたり、店舗数が増加することで、社内情報が属人化してしまうことが大きな課題だったようです。事業規模が拡大し従業員数が増えると、日々のコミュニケーションはどうしても取りづらくなります。例えば、店舗間でお客さまのクレーム情報が共有できていないと、他店でも同様のクレームを受けてしまうなど、事前に知っていれば防げたと思われる事象が発生していました。
そこで、社内情報を一元化して属人化を避け、ナレッジを管理する環境を構築するために「Talknote」を導入。現在は、社員教育やその情報共有にも活用されています。「Talknote」は従業員の皆さんが日々使っているSNSと似たインターフェースで操作がしやすく、使い勝手もよいと好評を得ています。スマートフォンアプリで気軽に投稿や確認ができ、カジュアルなコミュニケーションスタイルを好む企業風土にも適していたことがポイントです。
現在は「Talknote」内にグループをつくり、「日報」の投稿を行うことで、他部署や違う拠点で働く他の従業員が日々何を行い、どんなことを考えているのかなどの、可視化に取り組まれています。他にも様々な用途で活用を進め、従業員の毎日の行動や心境の変化・成長を感じることができるツールとして、役立てているということです。
また、株式会社オアシスライフスタイルグループさまは元々フラットな社風でしたが、「Talknote」で経営幹部と若手従業員が気軽にやりとりできるようになり、縦のコミュニケーションも、より活発になったそうですよ。「Talknote」を通じて、経営側と従業員の双方が、お互いを身近に感じられるようになったそうです。
コロナ禍で対面でのコミュニケーションが取りにくくなり、精神的に孤立しやすい状況となる中でも、「Talknote」を活用すれば、オフィシャルな内容の発信から個別メッセージのやりとりまで一元化して行えることで、社員同士の心理的距離が近くなります。
「Talknote」導入以前は、従業員の離職率が高い時期もあったそうですが、社内コミュニケーションを徹底し、研修を強化するなどのさまざまな取り組みの結果、現在は離職率が大幅に減少しました。「Talknote」を使った意見交換が活発化することで、従業員のモチベーションやエンゲージメントが向上し、会社への帰属意識の高まりにもつながったのではないでしょうか。
「報連相の課題」が改善、オペレーションが激変し業績アップ／株式会社優氣堂
遠藤氏：高齢者の生活をサポートする訪問鍼灸やリハビリマッサージに特化した株式会社優氣堂さまからは、組織内の情報共有の質とスピードが改善され、業績アップが実現したというお声をいただいています。 株式会社優氣堂さまは、年間延べ5万件の予約を受け持つ治療院です。鍼灸やリハビリマッサージの訪問スタッフが外回りをするので「報連相」は必須なのですが、これまでは個々が複数の連絡ツールを使っていたため、時間調整などが非効率で、事務側の負担が大きくなっていました。団塊世代が2025年から後期高齢者になり、これからさらなる需要増を見込まれる訪問型の鍼灸・マッサージ事業において、外回りのスタッフと事務側の連携強化は、今後の組織運営で必須の課題でした。
そこで、弊社の「Talknote」を導入し現場スタッフの動きを把握、バックオフィス系業務の見直しを図ったことで、情報共有が効率的になり、従業員の負担も改善できました。
訪問スケジュールを組む作業がスムーズになったことで時間に余裕が生まれ、会議でもスタッフと綿密な打ち合わせができているそうです。
「Talknote」を活用し、電子カルテには掲載しきれない患者さんの要望や大小問わずのクレーム、注意事項などの情報も、埋もれさせたり見逃したりしないよう管理・周知できたようです。情報共有をしっかり行うことで患者さんへのサービスが向上し、実績アップにもつながったのではないでしょうか。
また、経営側がスタッフの動きをしっかり把握することで、数字以外のところでも、その働きや貢献度について適切に評価できます。現場の課題をいち早く感じ取って、改善策の対応をスムーズに行えることも導入メリットの一つになりそうです。
サービス導入時は、混乱を避けるために、まずは幹部の皆さんでトライアルを行い、「Talknote」の運用基盤ができたところで、全スタッフに活用してもらうという方策を立てられました。その甲斐あって導入はスムーズに進み、「操作がわかりやすく使いやすい」「いいね！やコメントだけでも気軽に参加しやすい」と、スタッフからも好評だったそうです。
「Talknote」なら、重要な連絡を共有する場合でも、「確認後にいいね！を押してください」と提示すれば、「はい。わかりました」というような、手間のかかる不要な返信も必要ありません。「事務側とスタッフの両方が、これまでの報連相とは雲泥の差を感じている」と、喜んでいただいています。これからも「Talknote」で企業理念を浸透させ、組織全体の活性化につながるようなコミュニケーションの場を提供していきたいですね。
日々蓄積されるコミュニケーションデータをさらに活用し新しい価値提供を目指す
遠藤氏：私たちは、Talknoteの活用を通して組織課題を解決し、世の中の素晴らしいサービスや商品の発展に寄与することを目指しています。 組織課題の多くは潜在的で、顕在化していない場合も多くあります。Talknoteでは、組織課題を正しく把握するには組織の状態を見える化し、まず解決できる状態に持っていくことが重要であると考えました。組織コンディションを定量的に把握する術として代表的なのはサーベイですが、コミュニケーションを切り口に組織状態を把握し改善できるツールとして、Talknoteもひとつの選択肢になると考えています。 Talknoteでは、日々蓄積されるコミュニケーションデータを解析し機能の開発に生かしています。コミュニケーションツールとして誰でも簡単に、ストレスなく使える品質であることはもちろん、今までにない新しい価値を提供し続けることがTalknoteの存在意義であると考え、これからもサービス開発、提供に取り組んでまいります。
Talknote株式会社
https://talknote.com/
まとめ
社内コミュニケーションツールを通じて、組織課題を解決し、世の中のサービスや商品の発展に貢献することを目指すTalknote株式会社。
日々変化する社会情勢の中でも、マネジメントツールの有効活用は必須ともいえる大きな課題となっています。
「組織全体が価値観を共有し、従業員がイキイキと働ける会社をつくりたい」「世の中に新しい価値を提供したい」という同社の挑戦に賛同する企業が、今後ますます増えていくのではないでしょうか。
