ビジネスでは、お客様や取引先、社内の人に対してお礼のメールを書くケースが多くあります。
しかし、適切な文言を選ぶのに悩んだり、送るタイミングについて迷ったりと、お礼メールを書くのを躊躇してしまう人もいらっしゃるのではないでしょうか。様々なシーンで使われるので書き方も注意する必要があります。
お礼メールを書くポイントについて、例文も紹介しながら解説しますので、お礼メールを書くのが苦手な人は、ぜひ本記事を参考にしていただきながら、お礼メールを書いてみてください。
目次
お礼メールとは？
お礼メールとは、ビジネスにおいて、関わりのあった人に対して感謝の意を伝えるために送るメールのことをいいます。関わりのあった人には、お客様や取引先企業のほか、社内の人も含まれます。
社内の人の場合、プロジェクトの共同作業をした同僚や上司、部署間で協力してくれた同じ会社の仲間などに送ることがあります。
関連記事：お礼メールとは！ ビジネスの場面で必要とされる例文もご紹介！
お礼メールはいつ送るもの？
ビジネスシーンでは、社外・社内問わず、お礼メールを送るタイミングが数多くあります。
たとえば、社外の人へお礼メールを送るおもなタイミングには、下記の場合があります。
● アポイントをいただいたとき
● お客様訪問後
● 打ち合わせ後
● 商談後
また、社内の人へ送るおもなタイミングには、下記の場合があります。
● 上司へお礼をいいたいとき
● 打ち合わせ後
● 誰かに協力やサポートを受けたとき
● 成果に対して貢献してくれたとき
社外・社内問わず、相手の人のお時間をいただいたり、自分に何らかの協力をしてもらったりした場合は、お礼メールを送ると相手の人と良い関係が築きやすいです。
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お礼メールで意識するべきポイント
心をこめて書いたお礼メールでも、相手が読んだときに、その気持ちが伝わらなかったり、逆に相手に失礼になってしまったりすることがあります。
表情や感情を文字で伝えるには限界があり、書き方次第では、自分の気持ちとは裏腹に、相手に喜んでもらえないこともあり、難しく感じている人もいるでしょう。
お礼メールを書くことに抵抗がある人に、「お礼メールで意識するべきポイント」を紹介します。お礼メールで意識するべきポイントには、下記のようなものがあります。
● 「取り急ぎ」という言葉は使わない
● 定型文だと思われないようにする
● 件名は簡潔に分かりやすく伝える
● 距離感を相手に合わせる
それぞれ順番に解説します。
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「取り急ぎ」という言葉は使わない
「迅速な行動を」という気持ちの現れで、「取り急ぎ」という言葉を使いたくなる人もいますが、お礼メールでは使わないようにしましょう。
なぜなら、「取り急ぎ」には、取り（とりあえず）急ぎ（急ぐ）の意味があり、「今は急いでいるので、きちんとしたお礼はできませんが、ひとまず気持ちだけ伝えます」というニュアンスがあります。
丁寧なようで、実は軽い意味合いなので、特にお客様や上司などの目上の人に使うと、「軽々しい」印象を与えかねません。
そのため、取り急ぎではなく、「まずはお礼申し上げます」という表現や、シンプルに「よろしくお願いいたします」としておいたほうがよいでしょう。
定型文だと思われないように意識する
お礼メールは、定型文だと思われないように意識しましょう。
なぜなら、自分を含め、ビジネスでかかわる人は、お礼メールを受ける機会が多いため印象に残らないからです。
手間がかかるかもしれませんが、お礼メールを書く際には、相手に対する真摯な感謝の気持ちを伝えるために、定型文だけでなく個人的な要素を加えることが重要です。
自分の心からの感謝の気持ちを大切にして、相手に対して温かく、思いやりのあるお礼メールを書くことが大切です。
件名は簡潔に分かりやすく伝える
お礼メールの件名は、簡潔に分かりやすいものにすると印象がいいです。
なぜなら、簡潔で分かりやすい件名であるかどうかは、相手にメールを開封してもらう第一歩であり、相手がメールを開くかどうかを決定する重要な要素だからです。
例えば、「感謝のお礼」といったシンプルで明確な件名は、相手に対してメールの目的をすぐに伝えられます。
また、「プロジェクト終了に対するお礼」といった具体的な件名は、相手が関心を持つ内容であることを示し、メールの重要性を高めます。
簡潔かつ分かりやすい件名は、相手が忙しいビジネス環境でも目を引いてもらいやすくなります。
一方で、あいまいな件名や冗長な件名は、相手の関心を引きにくく、メールがスルーされる可能性もあります。
ビジネスの世界では、相手の時間を大切にすることが大切です。簡素で分かりやすい件名を選ぶことで、相手に対してメールを開封してもらう確率を高め、メッセージの伝達効果を最大化できます。
距離感を相手に合わせる
お礼メールは、相手の距離感に合わせた書き方をすることも大切です。なぜなら、相手との関係性やコミュニケーションの頻度によって、お礼メールの最適なトーンや表現が異なる場合があるからです。
ビジネスの世界では、相手との関係性がさまざまです。取引先や上司、同僚など、異なる立場の人々と関わることがあります。
相手との距離感を適切に把握し、それに合わせた書き方をすることで、相手に親しみや信頼を感じさせられます。
例えば、取引先企業の重要なお客様へのお礼メールでは、フォーマルな表現を使い、丁寧な敬語を用いることが一般的です。
一方で、社内の仲間へのお礼メールでは、親しみやすくカジュアルな表現を取り入れることが適しています。
相手の立場や好みに敏感になり、適切なバランスを保つことが大切です。
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お礼メールの例文
では、実際にどのようなお礼メールを書けばよいか、これまでの内容を踏まえた下記の3つのケースにおける例文を紹介します。
● 会食の例文
● 上司への例文
● 取引先への例文
それぞれ順番に紹介します。
会食の例文
件名: 会食にお招きいただきありがとうございます
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社■■の▲▲です。
昨日はご招待いただきありがとうございました。
贅沢な高級感のある雰囲気の中、素晴らしいお料理を存分に堪能させていただきました。特に、シェフの繊細で見事な技術が光る料理の絶妙な味わいと美しい盛り付けに、心からの感動を覚えました。
また、〇〇様のお話しをお伺いする機会を得られ、貴重なお時間を過ごすことができましたこと、大変嬉しく思っております。
まだまだ至らぬところばかりですが、これからも成長と努力を重ね、貴社の成長に寄与できるよう、これからも精進してまいります。
おもてなしをいただき、心から感謝しております。次回はぜひお返しをさせてください。
今後も変わらずお付き合いいただけますよう、心からお願い申し上げます。
株式会社■■
〇〇部 ▲▲
このメールでは、件名に会食にお招きいただいた旨を端的に伝えることで、相手がメールを開封した際に内容をすぐに理解できるようにしています。
「ご招待いただきありがとうございました」という明確な感謝の表現を使用し、会食の内容や高級レストランでの素晴らしい食事体験の具体的な内容に触れることで、相手に自分の印象や感動を伝えられます。
また、自分の成長や努力に対する意欲を述べていますが、相手に自己啓発を意識している姿勢を伝えることで、信頼感を高められます。
そして、次回はお返しをさせていただく意向を示し、お互いのコミュニケーションを継続する意欲を示せば、より一層信頼関係を深められます。
上司への例文
件名：お食事のお礼
□□部長
お疲れ様です。
本日は多忙な中、お時間を割いていただき、ありがとうございました。
また、おいしい鰻までご馳走していただき、ありがとうございます。
関連部署との調整が難航しており、ひとりで悩んでいたのですが、相談にのっていただいたおかげで気持ちが軽くなりました。親身になっていただき心から感謝しております。
明日からは、□□部長から助言いただいたことを念頭に置いて、業務に向き合って参ります。
今後とも、何とぞご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
営業部 〇〇
件名では「お食事のお礼」と簡潔に書くことにより、すぐに何の件のメールかを分かりやすくしています。
関連部署との調整の難しさや悩みについて言及し、相手が親身になって相談に乗ってくれたことへの感謝を述べています。
具体的な内容を挙げることで、相手に対して自分の状況を理解してもらいやすくなります。
「明日からは、□□部長から助言いただいたことを念頭に置いて、新たな気持ちで仕事と向き合って参ります」と自己啓発への意欲を示すことで、自分自身の成長に対する姿勢は伝わり、上司に対する信頼感も高められます。
取引先への例文
件名：本日はありがとうございました
株式会社△△
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
□□株式会社の〇〇です。
本日は、ご多忙の中お時間をいただきまして、ありがとうございました。
素晴らしいお食事をいただきながら〇〇様と気兼ねなく情報交換でき、大変有意義な時間を過ごすことができました。
また、〇〇様からは、私が知らない業界の貴重な情報をたくさん教えていただき、新たな気づきを得ることができました。
次回は私のおすすめのお店でお返しをさせていただきたく存じます。ぜひまたお会いできる日を楽しみにしております。
今後ともよろしくお願いいたします。
□□株式会社
〇〇部 〇〇
「本日はありがとうございました」という件名を使用し、メールの目的を簡潔に伝えています。
会食の内容や情報交換について言及し、相手との時間が有意義であったことを伝えていますが、具体的な内容を挙げることで、相手に対して自分の印象や感謝の気持ちがより伝わりやすくなります。
「次回は私のおすすめのお店でお返しをさせていただきたく存じます。ぜひまたお会いできる日を楽しみにしております」と、自分の意向を伝えていますが、これにより、お互いのコミュニケーションを継続する意欲が伝わり、より信頼関係を深められます。
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お礼メールに対する返信が続いてしまう場合の対処法は？
相手に送ったお礼メールに対して、返信メールをもらうこともありますが、そんなときにさらに相手に返信すべきかどうか、悩んでしまうこともあるでしょう。
返信を送れば、メールのやり取りが延々と続いてしまいそうな気がしますし、返信を送らなければ失礼になってしまうような気もします。
そこで、お礼メールに対する返信が続いてしまう場合は、「もし再度相談させていただきたいことがございましたら、こちらからご連絡いたします。」や、「本メールへのご返信には及びません」といった一文を添えることをおすすめします。
「返信不要です」と書いてあるメールも見かけることがありますが、少々冷たい印象も受けるため、上記のような表現がいいでしょう。
まとめ
本記事では、ビジネスシーンでよく使われるお礼メールに関するポイントについて解説しました。
質の高いお礼メールが書けると、社内・社外問わず、信頼関係を築くのに役立ちます。
そのため、お礼メールを書くのはビジネスでは重要なスキルの1つであるといえます。お礼メールに対して苦手意識のある人は、本記事を参考に苦手を克服し、ビジネススキルを磨いていきましょう。
