ビジネスパーソンは「リマインド」という用語をすでに使っているかもしれません。リマインドとは、英語の動詞remind由来のビジネス用語で「思い出させる」という意味があります。日本語でいえば「念押し」「再確認」と訳せるでしょう。
顧客や社員どうしで必要事項を再確認するのがリマインドの目的であり、マーケティング活動の一つ、インタラクティブ（双方向）マーケティングとして捉えられます。
今回はまず、リマインドの意味をマーケティングの視点で解説します。続いてリマインドの使い方やリマインドメールの例文、活用する際の注意点なども説明します。さらに、リマインドを効果的に行うためのコミュニケーション戦略や、リマインドが顧客満足度向上に与える影響についても触れていきます。
本記事を読めば、ビジネスを発展させるための示唆を得られるでしょう。また、リマインドを通じて顧客との関係性を強化し、ビジネスチャンスを逃さない方法についても理解を深めることができます。リマインドの重要性を認識し、適切に活用することで、ビジネスパーソンとしての価値を高める一助となることでしょう。
目次
リマインドとは？マーケティングとつながる
リマインドとは、英語の動詞remind由来のビジネス用語で「思い出させる」という意味を持ちます。日本語では「念押し」「再確認」と訳すことができるでしょう。ビジネスシーンにおいて、顧客や社員間で必要事項を再確認する目的で使用されます。
リマインドは単なる事務的な作業ではなく、マーケティング活動の一環として捉えることが重要です。特に、インタラクティブ（双方向）マーケティングの観点から、リマインドの重要性が高まっています。顧客とのコミュニケーションを通じて、ブランドイメージの向上や顧客満足度の向上につながる可能性があるからです。
例えば、商談の日程を再確認する際に、丁寧で気配りのあるリマインドを行うことで、顧客に良い印象を与えることができます。これは、長期的な顧客関係構築にも寄与します。また、社内でのリマインドにおいても、適切なコミュニケーションを心がけることで、チームワークの向上や業務効率の改善につながります。
リマインドを効果的に活用するためには、以下の点に注意が必要です。
- タイミング：相手の都合を考慮し、適切なタイミングでリマインドを行う
- 内容：簡潔かつ明確な情報を提供する
- トーン：押し付けがましくならないよう、丁寧な言葉遣いを心がける
- フォローアップ：必要に応じて、追加情報や支援を提供する
このように、リマインドを戦略的にマーケティングに活用することで、ビジネスの発展や顧客との関係強化につながる可能性があります。リマインドの重要性を理解し、効果的に実践することが、現代のビジネスパーソンに求められる重要なスキルの一つといえるでしょう。
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リマインドと「催促」や「アラート」の相違点
リマインドと似たような意味合いの言葉に「催促」と「アラート」があります。どれも相手に思い出させるという目的で使用される言葉としては共通していますが、細かいニュアンスに相違点があります。これらの違いを理解することは、ビジネスシーンでのコミュニケーションを円滑に進める上で重要です。
- リマインドのニュアンス：相手の心証を害さないよう、やんわりと再確認する
- 催促のニュアンス：約束や取り決めの実行を一方的に要求する
- アラートのニュアンス：緊急性を伴う警告や注意喚起を行う
リマインドは、インタラクティブマーケティングの観点から、相手との良好な関係性を維持しつつ必要事項を確認する手法です。一方、催促やアラートは、状況に応じてより強い態度で相手に行動を促す場合に使用されます。ビジネスの場面に応じて、適切な手法を選択することが効果的なコミュニケーションにつながります。
リマインドのニュアンス
リマインドは相手に思い出させることを目的に電話やメールなどで再通知を行うことです。あくまで相手の心証を害することなく、やんわりとインタラクティブな視点から行います。ビジネスシーンにおいては、相手の立場や状況を考慮しながら、丁寧かつ適切なタイミングでリマインドを行うことが重要です。
例えば「5日に約束していますが、覚えていらっしゃいますでしょうか」というように「相手に尋ねる」「再確認して合意を得る」といった感覚です。リマインドの際は、相手の都合や感情に配慮しつつ、必要な情報を伝えることが大切です。また、リマインドを行う媒体や頻度にも注意を払い、相手にとって負担にならないよう心がけましょう。効果的なリマインドは、円滑なコミュニケーションや業務の遂行に貢献し、ビジネス関係の維持・向上にもつながります。
催促のニュアンス
一方催促は、約束ごとや取り決めなどを相手に対して早く実行するように一方的に要求することです。ニュアンスとしてはリマインドよりも強めで一方通行となりがちです。リマインドが相手の立場に立って行うのに対し、催促は自分の立場から行う傾向があります。
例えば「支払い期限が過ぎていますので早急に振り込んでください」というように「約束ごとや取り決めを守るように強めに促す」といった感覚です。ビジネスシーンでは、特に支払いや納品などの重要な案件で使用されることが多く、相手との関係性を考慮しつつ適切に使用する必要があります。
アラートのニュアンス
そしてアラートは「警告」や「注意喚起」、「警戒態勢を取らせる」といった意味合いとなり、緊急性を表す言葉です。危険な状況や切羽詰った状況下で使用され、相手の感情は考慮されません。リマインドとは異なり、アラートは即座の行動を促す性質があります。
例えば「熱中症警戒アラート」「津波警報」「緊急地震速報」などのように「必ず行ってください」といった半強制的な感覚です。また、「セキュリティアラート」や「システムアラート」のように、ITの分野でも頻繁に使用されます。アラートは通常、リマインドよりも優先度が高く、即時の対応が求められる状況で用いられます。
リマインドの必要性と使う際のポイント
ビジネスシーンでは業務を確実に進めたり業績向上につなげたりするだけでなく、会社どうし、社員どうしの信頼関係を保つためにもリマインドが使われます。重要度の高い案件ほどリマインドを行う必要があるのです。
リマインドを行う際には、お互いに多忙だからこそタイミングやテキストの長さには注意を要します。相手に時間をとらせず、スマートに済ませたほうが賢明です。
しかし、しっかり確認しなければ目的を果たしたとはいえません。また簡潔にリマインドメールを送ったとしても、相手に「冷たい印象」をもたれてしまっては逆効果でしょう。
このようにリマインドを使う際は、リマインドが相手の心証をよくも悪くもする点を念頭におく必要があります。たった1つのやり取りが、企業や商品・サービスのイメージ（ブランディング）にまで影響を与えるのです。
リマインドは顧客や取引先とのコミュニケーションを円滑にし、ビジネスチャンスを逃さないためにも重要な役割を果たします。適切なリマインドは、相手に対する配慮や誠意を示すことにもつながり、良好な関係性の構築に寄与します。
また、リマインドは社内のコミュニケーションツールとしても有効です。プロジェクトの進捗管理やタスクの期限管理において、適切なリマインドを行うことで、チームの生産性向上にも貢献します。
ただし、リマインドの頻度や方法には十分な注意が必要です。過度なリマインドは相手にプレッシャーを与え、逆効果になる可能性があります。相手の立場や状況を考慮し、適切なタイミングと方法でリマインドを行うことが重要です。
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リマインドが必要な3つの場面
ここでは、ビジネスシーンにおいてリマインドが必要となる3つの代表的な場面をご紹介します。リマインドを適切に活用することで、円滑なコミュニケーションやプロジェクト管理が可能となり、業務効率の向上にもつながります。以下の場面では、特にリマインドの重要性が高まりますので、ぜひ参考にしてください。
- 会議や商談が近づいてきたとき
- 書類提出の期日が迫ってきたとき
- 会議や商談などの出欠を確認したいとき
これらの場面では、リマインドを行うことで、相手との信頼関係を維持しつつ、業務の確実な遂行や重要な予定の再確認ができます。また、リマインドを効果的に活用することで、ビジネスパートナーや顧客との良好な関係構築にも寄与し、長期的な視点でのマーケティング戦略にも好影響を与えることができるでしょう。
それぞれの場面における具体的な活用方法や注意点については、以降のセクションで詳しく解説していきます。リマインドの適切な使用は、ビジネスにおける重要なコミュニケーションスキルの一つとなりますので、ぜひマスターしていきましょう。
重要な会議や商談に関するリマインド
1つめは、取引先との重要な会議や商談を再確認する場面です。昨今はパソコンやスマートフォンなどを介して、やり取りに不自由がなくなりましたが、そこはやはり人間どうしです。ときに連絡もれや食い違いなどが生じることもあるでしょう。
リマインドメールを送るタイミングは、予定日よりも3日ほど前を目安にしましょう。万が一予定もれがあった場合、日程の調整がしやすいためです。また、リマインドを行う際は、相手の都合や感情に配慮することが重要です。
例えば、リマインドメールの本文では「お忙しい中恐れ入りますが、〇月〇日の会議について再確認させていただきます」といった丁寧な言葉遣いを心がけましょう。さらに、会議や商談の概要、場所、時間などの重要事項を簡潔にまとめることで、相手に負担をかけずに必要な情報を伝えることができます。
このようなリマインドを通じて、取引先とのコミュニケーションを円滑に保ち、ビジネスチャンスを逃さないようにすることがビジネスマナーの一環として重要です。
書類の提出期限に関するリマインド
2つめは、書類や資料の提出期限が近づいている段階で、未提出者（社）へ提出を促すリマインドメールです。一斉にメールを送る場合でも「すでに提出してくださった方（社）には再度ご連絡となります、改めてお詫び申し上げます」など、一言入れましょう。
提出期限に関するリマインドは、確認というより「催促」にあたるため、メール作成には細心の注意が必要です。上司や先輩社員に一読してもらうことをおすすめします。リマインドのタイミングは、提出期限の3日前程度が適切でしょう。
また、リマインドメールを送る際は、相手の立場に立って丁寧な言葉遣いを心がけましょう。例えば、「ご多忙中恐れ入りますが」という前置きを入れるなど、相手への配慮を示すことが大切です。これにより、ビジネスマナーを守りつつ、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
出欠を確認するためのリマインド
3つめは、イベントや食事会などの出欠確認のリマインドメールです。取引先によっては対応する人と出席する人が異なるケースもあります。
よくあるのが、対応する人と出席する人がお互いに「○○さんが連絡してくれただろう」と思い込んでいるような場合です。当日参加したのに、出席名簿になかった…となれば取引先に恥をかかせてしまいます。
出欠の返事をもらっていない場合は、予定日の3日ほど前に送るなど、相手が対応しやすいタイミングにしましょう。また、リマインドメールを送る際は、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の立場に立って配慮ある文面を作成することが重要です。
さらに、出欠確認のリマインドは、イベントや会議のスムーズな運営にも直結します。参加者数を正確に把握することで、会場設営や資料準備などを適切に行うことができます。このように、リマインドは単なる確認作業ではなく、ビジネスにおける重要なコミュニケーションツールの一つといえるでしょう。
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リマインドをする方法
リマインドを行う方法としては以下が挙げられます。
● メール
● 電話
● チャット
● 口頭
● リマインダー
メール
リマインドで使用される媒体として、現在最もポピュラーなのがメールです。インターネット普及後、電話に取って代わり重要な連絡手段として必要不可欠な媒体となりました。
メールは電話と違い相手の都合に左右されないため、非常に使い勝手がよくリマインドを行う上でも適しています。また、文字情報として記録が残るため、後から内容を確認することができるのも大きなメリットです。
リマインドメールを送る際は、しっかりとビジネスマナーを遵守した文面になるよう心がけましょう。特に、相手の立場に立って丁寧な言葉遣いを心がけ、押し付けがましい印象を与えないよう注意が必要です。
効果的なリマインドメールを作成するには、以下の点に留意しましょう:
- 件名は簡潔かつ具体的に
- 本文は5W1Hを意識して情報を整理
- 締めの言葉で丁寧さを表現
これらのポイントを押さえることで、相手に配慮しつつ効果的なリマインドを行うことができます。リマインドの目的を達成しながら、良好な関係性を維持できるよう心がけましょう。
リマインドメールの文章構成
リマインドメールとしてもっともしっくりくる文章構成は、「挨拶」ではじめて「本題」に入り、最後に「締め」という順番になります。この構成は、ビジネスコミュニケーションにおける標準的なフォーマットであり、リマインドの目的を効果的に達成するのに適しています。
| 挨拶 | リマインドメール送信者の名前や所属部署を名乗り挨拶を行います。相手への敬意を示し、良好な関係性を維持するために重要です。 |
| 本題 | 相手に思い出させたい内容の文章を記載します。リマインドの核心部分であり、簡潔かつ明確に伝えることが求められます。 |
| 締め | 「何卒よろしくお願いいたします」といった締めの文章を最後に記載し文章を締めます。相手への配慮と丁寧さを示す重要な要素です。 |
この構成に従うことで、ビジネスマナーを遵守しつつ、効果的なリマインドメールを作成することができます。特に本題の部分では、5W1Hを意識して情報を整理し、相手が迅速に理解できるよう心がけましょう。また、全体的な文章のトーンや長さにも注意を払い、相手に負担をかけないよう配慮することが大切です。
リマインドメールの件名
件名はメールを開いたときに、ぱっと見て分かるような書き方にしましょう。理想は「件名＝用件」です。
たとえば、会議に関する情報をリマインドする場合は「【リマインド】○月○日の会議について」といった具合です。リマインドメールであることを明確にし、相手が一目で内容を把握できるようにします。
また、締め切りや期限に関するリマインドの場合は「【提出期限リマインド】○○書類の提出について」のように、urgencyを感じさせる工夫も効果的です。ただし、催促と混同されないよう、丁寧な表現を心がけましょう。
件名作成時は、相手の立場に立って「どのような件名なら開封してもらえるか」を考えることが大切です。相手の時間を尊重し、効率的なコミュニケーションを図るためにも、適切な件名設定は重要なポイントとなります。
リマインドメールの内容
リマインドメールの本文は、ビジネスフレームワークのひとつである「5W1H」を用いて作成すると相手に分かりやすく伝えられます。これにより、リマインドの意図が明確になり、効果的なコミュニケーションが可能となります。
| 5W1H | |
| When | いつ |
| Where | どこで |
| Who | だれが |
| What | なにを |
| Why | なぜ |
| How | どのように |
この6つの項目を記載することで伝えたい情報が明確になり、相手に過不足なく内容を伝えられます。特に「When（いつ）」と「What（なにを）」は重要なポイントとなるため、優先的に記載するようにしましょう。
また、リマインドメールを作成する際は、相手の立場に立って考えることが大切です。相手が忙しい場合でも、すぐに理解できるような簡潔な文章を心がけましょう。リマインドの目的を明確にし、相手に行動を促すような文章構成にすることで、より効果的なリマインドメールとなります。
電話
リマインドを電話で行うことを「リマインドコール」といいます。メールで文章を作成するのが煩わしいと感じる人などはよく電話を利用します。リマインドコールは相手の反応を直で感じ取れるため、重要な案件や緊急性の高い事項について効果的です。
しかし、リマインドコールには注意点もあります。電話を掛けるタイミングが悪かったり、回数が多かったりすると相手に不快感を与えてしまうこともあります。また「わざわざ電話でなくてもメール一通よこせば済むのに」とネガティブな印象を持たれてしまうこともあり、使い所を間違わないよう配慮が必要となります。
電話でのリマインドを行う際は、相手の都合を考慮し、適切なタイミングを選ぶことが重要です。また、リマインドの内容を事前に整理し、簡潔かつ明確に伝えられるよう準備しておくことをおすすめします。相手の時間を尊重し、ビジネスマナーを守りながら、効果的なリマインドコールを心がけましょう。
チャット
メールよりも手軽な連絡手段として、チャットもよく利用されるようになってきました。同じコミュニティ内では情報も共有できることから、企業では従業員同士の連絡手段として活用しているところもあります。
こういったチャットを利用してリマインドを行うことも可能です。チャットは即時性が高く、リアルタイムなコミュニケーションが取れるため、急ぎのリマインドにも適しています。また、チャットには「ピン留め」という便利な機能も備わっていますので、こういった機能を利用してリマインドメッセージを常時見えるようにしておくこともできます。
さらに、多くのチャットツールには既読機能があり、相手がメッセージを確認したかどうかを把握できるため、リマインドの効果を確認しやすいというメリットもあります。ただし、チャットでのリマインドは気軽すぎると受け取られる可能性もあるため、重要度や相手との関係性に応じて使い分けることが大切です。
口頭
通常の会話と同じく口頭で直接相手にリマインドを行います。人と人との約束や仕事場での作業に関係することなど、通常企業内では日常的に口頭によるリマインドが行われているはずです。
もっとも当たり前に普段意識せず、何気なく行っているのが口頭でのリマインドなのです。口頭でのリマインドは口約束と一緒で、記録が残らず相手にすぐ忘れられてしまう可能性が高いので、重要なリマインドの場合は記録に残る媒体も合わせて通達しておくとよいでしょう。
特に、リマインドを口頭で行う際は、相手の理解度を確認しながら進めることが大切です。また、口頭でのリマインドは即時性があるため、緊急性の高い案件や、相手の反応を見ながら説明したい場合に適しています。ただし、複雑な内容や長期的な予定については、口頭だけでなく、メールやチャットなど文字ベースの媒体と組み合わせて使用することで、より確実なリマインドが可能になります。
リマインダー
リマインダーを使用してのリマインドは自分に対して行うものですが、非常に便利な機能なので、覚えておいて損はありません。リマインダーとはタスクやスケジュールを忘れないように通知してくれる機能のことを指します。
スマートフォンやパソコンに標準搭載されているリマインダーアプリを活用することで、効率的にリマインドを行うことができます。例えば、重要な会議の前日にリマインダーを設定しておけば、自動的に通知が届くため、忘れずに準備することができます。
また、リマインダーは単なる通知機能だけでなく、タスク管理ツールとしても活用できます。日々の業務やプロジェクトの進捗管理にも役立ちます。リマインドとは本来、他者に対して行うものですが、自分自身へのリマインドも重要です。自己管理能力を高め、業務効率を向上させるためにも、リマインダーの活用をおすすめします。
リマインドメールを作成する際の留意点
リマインドメールを作成する際は、相手に伝わりやすく、かつ誠意を込めた内容にすることが重要です。基本は分かりやすさと簡潔さを心がけ、長文は避けましょう。多忙な相手にとって、読むのに時間がかかるメールは負担となってしまいます。
また、リマインドのタイミングにも十分な配慮が必要です。相手が対応しやすいよう、予定日の3日前程度を目安に送信するのが良いでしょう。ただし、案件の重要度や緊急性によっては、適切なタイミングを見極める必要があります。
リマインドメールの構成は、件名、あいさつ、本文、締めの4つの要素で成り立ちます。それぞれの要素において、以下のポイントに注意しましょう。
件名はひと目で分かるように
件名はメールを開いたときに、ぱっと見て分かるような書き方にしましょう。リマインドの目的が一目で伝わるよう心がけます。理想は「件名＝用件」です。
たとえば、会議に関する情報をリマインドする場合は「【リマインド】○月○日の会議について」のように具体的に記載します。書類提出期限のリマインドなら「【リマインド】○○書類の提出期限(○/○)について」といった形式が適切でしょう。
また、件名にはリマインドメールであることが分かるよう、「リマインド」や「再確認」などの文言を入れると効果的です。これにより受信者は内容を予測でき、適切な優先度で対応できます。ただし、「催促」や「督促」といった強い表現は避け、ビジネスマナーに配慮した丁寧な表現を心がけましょう。
あいさつでさりげなくアピール
件名と同じように、あいさつも長すぎないように努めます。「いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇と申します。」だけでも構いません。
アピールというほどでもありませんが、この2文を加えるほうが取引先に対して丁寧な印象を与えるでしょう。まずは「どこの誰か」と名乗るのが最低限のマナーです。相手からプラスの評価をもらえる可能性もあります。
何気ない言葉や姿勢が、取引するうえでは重要なのです。
本文は簡潔に分かりやすく
とにかく分かりやすい文章を作成しましょう。多忙な中でも、即座に確認できるよう読みやすさと見やすさを念頭におきます。
特に次の点を確認しましょう。
● 誤字脱字や落ちはないか
● 改行や段落づけなどが適切で読みやすいか
● 念押しや催促などの印象を与えないか
まず、誤字脱字がないように読み返してチェックしましょう。場所や時間などが抜け落ちていないかも確かめます。
文字がぎっしり詰まった文面を見ると、それだけで相手にストレスを与えます。適度に改行を行って、見やすさにも留意しましょう。
全体を読み返して、高圧的ではないか、上から目線ではないかなども入念にチェックします。社内部署で読み合わせるなどして、文章表現を和らげるようにしましょう。
締めまで心配りを
締めの言葉は、たとえば「何卒よろしくお願いいたします」「質問などございましたらお気軽にご連絡ください」などを添えると丁寧です。
また、送信元を明らかにして、何かあれば先方が連絡しやすいように、下記のような内容をメールの文末に入れましょう。
● 会社名
● 部署名
● 担当者名
● 電話番号（営業時間）
● メールアドレス
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リマインドメールの例文を紹介
前章ではメールの流れにそって重要なポイントを解説しました。ここではポイントをもとに3つのシーンをイメージした例文を紹介します。
● 重要な会議や商談のリマインドメール
● 提出期限を伝えるリマインドメール
● 出欠確認のリマインドメール
重要な会議や商談のリマインドメール
【挨拶】
平素より大変お世話になっております。〇〇社の△△です。
来週の会議につきまして、本日あらためてご連絡いたしました。
【本文】
日時:〇月〇日（〇曜日）午後〇時～午後〇時
場所:弊社「○○株式会社○○支店」〇階第1会議室
内容：1.現サービスの現状と課題報告
2.新サービス導入に関する概要説明
3.質疑応答
【締め】
当日は、本社より私と〇〇課課長□□が出席いたします。
ご多忙中とは存じますが、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
受付時間や終わりの時刻などの記載は会社にもよりますが「どのような情報があれば分かりやすいか」と相手目線で作成しましょう。ただし、冗長にならないように注意します。
提出期限を伝えるリマインドメール
【挨拶】
いつも大変お世話になっております。〇〇社の〇〇です。
【本文】
平素より弊社のSNSマーケティングサービスをご利用いただき心より感謝申し上げます。つきましてはサービス内容に関するアンケートの提出（期日〇月〇日）が迫ってまいりましたので、本日ご連絡いたしました。
アンケートに関するご質問やご不明点などございませんでしょうか。また、行き違いの場合は、どうぞご容赦ください。
【締め】
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご協力何卒よろしくお願いいたします。
・・・・・・・・・・・・・・
アンケート提出の”催促”ですが、相手の立場になり「自分が〇〇といわれたら嫌味に聞こえそう」と思う言葉を使わないようにします。また、必ず連絡先を入れましょう。
出欠確認のリマインドメール
【挨拶】
いつも大変お世話になっております。〇〇社の〇〇と申します。
【本文】
先日ご案内しました食事会について改めてご連絡いたします。
日時:〇月〇日（〇曜日）午後〇時～午後〇時
会場:料亭「〇〇」
予約者名:〇〇課〇〇様 〇〇課〇〇様
参加費:〇円
参加人数:〇人参加予定（〇月〇日現在）
当日の連絡先:○○○-○○○○-○○○○（担当者〇〇の携帯）
【締め】
なお、都合が悪くなり当日出席できない場合は、お早めに〇〇までご連絡くださるようお願いいたします。（〇〇メール：○○○）
では、当日はどうぞよろしくお願いいたします。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
先方は、会場の場所が分からないかもしれません。「知っているだろう」と思っても必ず、予想される利用交通機関や会場までの道のりを添付しましょう。
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リマインドメールへ返信する場合の留意点
取引先からリマインドメールを受ける場合があります。返信する際は、次のような文を添えます。
● お忙しい中、ご連絡くださりありがとうございます。
● ご連絡していただきありがとうございます。お手数をおかけして申し訳ございません。
● ご多忙のところ、ご連絡ありがとうございます。お会いできますこと、楽しみにしております。
感謝の気持ちを忘れずに次の項目を意識して返信しましょう。
● なるべく早く返信
● どのようなメールにも必ず返信
● ビジネスマナーに配慮して
なるべく早く返信
受けたリマインドメールは、早めに返信します。リマインドメールの返信を待つ相手の気持ちを分かっていれば、すぐに返信は行えると思います。忙しい中でメールの対応をするのは大変かもしれませんが、「読んだ後にすぐ返信」を心がけましょう。
リマインドメールに対する感謝の気持ちを添えれば、なお良いでしょう。さりげない気遣いが信頼関係づくりにつながります。
どのようなメールにも必ず返信
リマインドメールだけでなく、基本的にすべてのメールに返信する姿勢が大切です。予定がまだ分からない、出欠の確認がとりにくいなどの理由で返信が遅れそうな場合は、その旨とおよその日程を伝えます。
返信が遅れた場合は、謝罪の言葉を添えて返信しましょう。遅れても平気で、一切言及しないのは相手に不信感を抱かせます。
ビジネスマナーに配慮して
リマインドメールは、基本的なビジネスマナーです。リマインドメールは要求したり、催促したりするものではなく、早めの確認や対応で自社と他社との関係を円滑に保つ目的があります。
お互いに良好な関係を保ちながら、最終的に双方の業績向上に努める姿勢が大切です。リマインドメールは業務が滞る事態を避け、スムーズなビジネスを展開するために欠かせません。
マナーを守ることが、地道なマーケティング戦略の一つといえるのです。
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まとめ
リマインドの概要や必要性、リマインドを使う場面や事例などを例文つきで解説しました。ビジネスシーンでは、ごく基本的なメールのやり取りであるリマインドメールですが、今回の記事で、リマインドの意味や活用の視点を確認できたことでしょう。ビジネスを成功させたい場合は、当たり前に見えるものに意味や価値を見出す必要があります。
大がかりなマーケティング活動ではなくても、リマインドメールのようなやり取りもマーケティング戦略の一つだと位置づけられます。
自社の発展を確実に進めたい場合「リマインドは有効活用できる」と覚えておきましょう。
