「上司や顧客に報告やプレゼンテーションをする際、上手に話せない」と悩む方は多いのではないでしょうか。
上記のような方におすすめなのが、「結論→理由→具体例→結論」の構成で言いたいことを伝えるPREP法です。PREPとは「Point」「Reason」「Example」「Point」の頭文字を取った言葉で、プレゼンテーションや報告に用いると短時間で論理的に、かつ説得力を持って内容を伝えやすくなります。
この記事ではPREP法について解説します。PREP法を使った例文やPREP法を身につけるためのコツも紹介しますので、最後まで読んでいただければ、早速実践に向けて動き出せるはずです。
目次
PREP（プレップ）法とは
PREP法とは、分かりやすく伝わりやすい説明や文章をつくるフレームワーク（枠組み）のひとつです。
PREP法のPREPは、以下の4項目の頭文字を示しています。
| P：Point（結論・要点） | 主に伝えたいメッセージ・主張 |
| R：Reason（理由） | メッセージを主張する理由 |
| E：Example（具体例） | 理由を支えるような具体例・事例・データ |
| P：Point（結論） | 最初に伝えたメッセージを再び伝え、まとめる |
最初に結論を述べ、理由を説明して、理由を補強するための証拠として具体例・事例（調査結果・データなど）を示し、最後にもう一度結論を述べるという文章構成になっています。
PREP法を使うと、シンプルかつ論理的な説明が可能となります。そのため「話しているうちに、何が言いたかったのか自分でもよく分からなくなってしまう」「論理的で伝わりやすい簡潔な文章を書くのが苦手」という人におすすめしたい方法です。
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PREP（プレップ）法の例文
PREP法の例文をシチュエーション別に紹介します。
社内会議でのプレゼンテーション
社内会議でのプレゼンテーションでの例文は、以下の通りです。
| 結論 | 社内システムについては、製品Aよりも製品Bの導入を提案します。 |
| 理由 | 理由としては、製品Bは製品Aと違い、既存の社内システムと連携できるためです。 |
| 具体例 | 既存の社内システムと連携できることにより、既存システムから製品Bへ情報を登録し直す必要がなくなり、製品A導入時と比べて工数が○％減少します。 |
| 結論 | 上記のことから、製品Aではなく製品Bを導入すべきだと考えます。 |
| 結論 | Instagram公式アカウントの開設・運用をするのはいかがでしょうか。 |
| 理由 | 理由はInstagram経由でのブランド認知度拡大が見込めるためです。 |
| 具体例 | 当ブランドのメインターゲットである20代～30代女性のInstagram利用率は○％です。つまりInstagramは潜在顧客と接触できる場となります。また競合他社のインタビュー記事で、Instagramアカウント運用開始後にブランド認知度が○％アップした例が紹介されていました。 |
| 結論 | 上記のことから、Instagram公式アカウントの開設・運用を提案します。 |
なお、理由と具体例の組み合わせが複数ある場合には、少しアレンジして以下の順番で説明する方法もあります。
1. 結論
2. 理由A＆対応する具体例A
3. 理由B＆対応する具体例B
4. 理由C＆対応する具体例C
5. 結論
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採用面接
採用面接でのPREP法の使用例を紹介します。
まずは自己PRについての使用例です。
| 結論 | 御社に採用していただけましたら、広告宣伝分野、特にSNS運用業務で貢献できると考えております。 |
| 理由 | 前職では約3年、広告宣伝関連業務の経験があるためです。 |
| 具体例 | 前職でSNS運用に関わり始めた当初はX公式アカウントのフォロワーが○人以下でした。「投稿頻度や時間」や「画像の少なさ」「宣伝の多さ」に原因があると考え、「投稿時間帯の変更」「画像つきの投稿を増やす」「フォロワーとの積極的なコミュニケーション」を実施しました。また「キャンペーン実施」「インフルエンサーへのプロモーション依頼」などを通じて、フォロワーを○人まで増やすことができました。 |
| 結論 | そのため広告宣伝業務、特にSNS運用を通じた認知度の向上などに貢献できると考えております。 |
続いて「前職で大切にしていたこと」「仕事するうえで大切にしていること」での使用例です。
| 結論 | 営業事務として受発注や営業資料作成に携わっている中で、特にチェックを徹底して行っていました。 |
| 理由 | 受発注業務での誤入力や、営業資料での誤字脱字や数字の表記ミスが発生すると、お客様や自社に損失を与える可能性があり、会社全体の信用にも関わるからです。ミスを予防することが何より大切だと考えておりましたので、チェック作業は慎重に行っていました。 |
| 具体例 |
例えば営業用の資料作成を作成する場合には、「最新の商品情報になっているか」「価格が正しいか」「問い合わせ先の担当者名や電話番号が間違っていないか」などを慎重にチェックしていました。 |
| 結論 | 今後も正確さ・丁寧さを重視して、業務にあたりたいと考えています。 |
上司への報告・相談
日常的な上司への報告・相談でPREP法を使う方法を紹介します。
まずはPREP法を使った報告例です。
| 結論 | プロジェクトAの進捗が遅延しています。 |
| 理由 | 理由は、システム間の連携部分にエラーが発生しているからです。 |
| 具体例 |
データ送信時、受け取り側のシステムでエラーが発生しています。エラー原因を調査していますが、まだ原因が分かっていない状態です。 |
| 結論 | 上記エラーが解消しないと遅延が続きますので、受け取り側システムの担当者と連絡をとり、解決に努めます。 |
| 結論 | 上半期の公式Webサイトへのアクセス数が、前年下半期比○％増となりました。 |
| 理由 | アクセス数増加の理由としては、アクセス解析に力を入れたことが挙げられます。 |
| 具体例 |
具体的には、まずアクセス解析に関するセミナーに参加しました。セミナーで学んだことを活かしてサイトのアクセス解析を行った結果、アクセスが集まりやすいページの特徴が判明したため、該当ページの強化やアクセスが集まりやすいコンテンツ作成を実施しました。 |
| 結論 | 上記の結果、アクセス数の大幅増が実現しました。 |
続いてPREP法を使った相談の例です。
| 結論 | 指示いただいていた資料の作成について、締め切りを明後日にしていただけないでしょうか。 |
| 理由 | 他に優先度の高い業務が入ってきたためです。 |
| 具体例 |
業務の具体的な内容は、こちら側の不手際に対するお客様からのクレーム対応です。以前にも同じ内容で一度クレームを受けているため、早急に対処する必要があると考え、優先的に処理したいと考えています。クレーム対応は明日には完了する予定です。 |
| 結論 | 資料作成についてはクレーム対応が完了次第、着手します。そのため納期を明後日に変更していただけないでしょうか。 |
トラブルが発生している場合には、最後の結論文に「トラブル解決のために実行しようとしている施策（アクションプラン）」を盛り込むと、今後の動きについても伝えられます。
PREP（プレップ）法のメリット
PREP（プレップ）法の主なメリットを紹介します。
相手に伝わりやすい
PREP法には、「相手に伝わりやすい」というメリットがあります。理由としては、話の要点や結論（一番伝えたいこと）から伝えるためです。
最初に結論を伝えているので、聞き手が「何の話をしているのか分からない」と感じることがありません。「結局何を言いたいのか分からない」と話を途中で遮られてしまう可能性も低くなります。
また「○○についてご報告があります」「○○について相談させてください」「○○について意見を伺いたいのですが」と最初に伝えることで、相手が「ただ報告を聞けばいいのか、あるいは助言を求められているのか」という心構えをすることができます。
伝わりやすく話すことは、聞き手側のストレスを減らせる点においても大きなメリットです。上司に報告するときに「報連相が下手だな」などとイライラされてしまった経験がある方には、PREP法の実践をおすすめします。
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説得力が増す
PREP法を使うと、説得力のある説明ができます。理由は以下の4つです。
● 聞き手の集中力が高いうちに、結論を伝えるから
● 結論について、「理由」と「根拠となる具体例・事例」で裏付けを行うから
● 最後にも結論を伝えることにより、結論が聞き手の印象に残りやすくなるから
● 説明がシンプルで分かりやすいから
聞き手の集中力は、それほど長く持ちません。そのため最初に要点や結論を端的に伝えることで、相手側に話を聞く準備を整えさせる効果が期待できます。
こうした理由から、PREP法は採用面接・応募書類やプレゼンテーション・営業資料など、限られた時間や文字数の中で説得力のある主張したい場面にもおすすめの方法です。
簡潔に伝えられる
PREP法を用いれば、言いたいことを簡潔に伝えることが可能です。最初に結論を伝えることで聞き手側も今後話に明確な展開があることがわかるため、その心づもりをもって話を聞くため、一度の説明でしっかり言いたいことを伝えることができます。
簡潔に分かりやすく伝えることで、不要なやり取り（コミュニケーションコスト）を減らせるのもメリットです。コミュニケーションコストの削減は、コミュニケーションにかかる時間の削減にも繋がります。
また「結論→理由→事例→結論繰り返し」という文章構成が決まっているので、慣れてくると文章作成のスピードも短縮できるでしょう。
情報の整理に役立つ
PREP法は、集めた情報や自分の考えを整理する習慣づくりにも役立ちます。それは、PREP法で主張しようと思うと、「相手に一番伝えたいことは何か」「結論に至った理由」「理由を補強するための根拠」を整理しておく必要があるためです。
例えば何かしら効果のありそうな施策を思いついて、「実行しましょう」と主張したいときには、「会社・部署として、この施策をやるべき理由は何だろう」「裏付けになるデータは十分だろうか」と掘り下げて考える必要があります。
「自力で考える癖」「考えや情報を整理する癖」が身につくと、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションや成長に役立つでしょう。
PREP（プレップ）法のデメリット
PREP（プレップ）法にはメリットだけではなくデメリットもあります。以下で、PREP法のデメリットを紹介します。
長文には適さない
PREP法のデメリットとしては、長文には適しません。
PREP法はそもそも「簡潔に伝えること」に向いているフレームワークだからです。そのため「物語」「スピーチや思い出話」など、結論以外にも大切な要素が多い長文には向きません。
また最初に結論を述べてしまうため、「中盤の盛り上がりにかける」「結論だけを聞いて、あとはほとんど聞かない聞き手がいる」といったデメリットも生じやすくなります。長文のメールだと、冒頭部分の結論だけ目を通して、理由や事例を読み飛ばす人もいるので、注意しましょう。
交渉には不向き
PREP法は交渉事にもやや不向きです。特に相手の様子や感情を伺いながら、「駆け引き」や「条件のすり合わせ」を行うシーンには向いていません。
PREP法は論理的な反面、ビジネスライクでやや機械的な印象を与える伝え方でもあるので、冷たい印象になってしまう可能性があるためです。
相手との対話や相手の感情への配慮が重要になるシーンでは、PREP法だけに頼ることは避けたほうがいいでしょう。まだ信頼関係ができていない相手に対して用いる場合にも、注意が必要です。
交渉の場面においては、話の途中で相手からの質問や反論が入ってしまうこともあり、PREP法の順序を守って話すことが困難になる可能性もあります。
相手の感情に配慮しながら交渉を進めたいシーンでは、次の章で紹介するDESC法を使うのがおすすめです。
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他のフレームワークとの違い
話し方・伝え方にはPREP法以外のフレームワークもあります。
PREP法のメリット・デメリットを踏まえたうえで、目的や相手の状況に合わせて他のフレームワークを選択できるようにしておくと、さまざまな話し方・伝え方を選ぶことが可能です。
この章ではPREP法以外の代表的なフレームワークである、SDS法とDESC法について解説します。
SDS（エスディーエス）法との違い
SDS法のSDSは、以下の3項目の頭文字であり、以下の順番で説明を行います。
● S：Summary（概要）
● D：Details（詳細）
● S：Summary（まとめ）
PREP法とSDS法の共通点は、最初と最後に同じことを伝える点です。ただしSDS法では最初と最後の結論よりも、中間にある「詳細」がより重要とされます。
上記の特徴から、SDS法はニュースや自己紹介など、話の全体像を聞き手に把握してほしい場面で使われます。
以下で、採用面接で使えるSDS法の例文を紹介します。
まずは自己PRの例文です。
| 概要 | 私の強みは向上心です。 |
| 詳細 | 前職で一般事務職として働きながら、業務の幅を広げたいと思い簿記の勉強を始めました。私参考書と問題集を買って勉強をしていたのですが、最初は苦戦しました。そこで動画サイトなども活用して勉強するようになり、理解が深まりました。勉強を始めてから半年で簿記2級に合格することができました。 |
| まとめ |
入社後も向上心という強みを活かし、スキルアップの努力を続けていきたいと思っています。 |
続いて自己紹介の例文を紹介します。
| 概要 | ○○と申します。 |
| 詳細 |
私は〇〇商事という○○関連の商社に○年間在籍し、営業事務を担当してきました。在庫管理と受発注業務の経験があり、パワーポイントを用いた営業資料の作成経験もあります。 |
| まとめ |
本日はどうぞよろしくお願いいたします。 |
DESC（デスク）法との違い
前項で少し触れたDESK法では、以下の順番で説明を行います。
● D：Describe（描写）
● E：Express（表現）/ Explain（説明）/Empathize（共感）
● S: Suggest/ Specify（提案）
● C： Choose（選択）/Consequence（結果）
DESC法は相手の意見を尊重しつつ話を展開し、提案する方法です。相手の気持ちや状況と折り合いをつけながらも、自分の希望や考えや気持ちを伝えられる点がPREP法と異なります。
「相手の状況を大切にしながら相談や依頼をしたい場合」「意見が違う相手と交渉するときや、同意を得たいとき」には、DESK法が適しているといえるでしょう。
職場で同僚にサポートを頼みたいときや断りたいときに使える、DESK法の例文を紹介します。
まずは、サポートをお願いする場合の例文です。
| 描写 | クライアント向け説明資料の作成をする必要があるけれど、私は別の業務も抱えていて、時間が足りません。 |
| 共感・表現 | 忙しそうにしているところを本当に申し訳ないのですが、できれば手伝っていただけないでしょうか。 |
| 提案 |
資料作成すべてではなくて、前半5ページ分だけでも担当していただければ、大変ありがたいです。 |
| 選択 | もちろん分かりにくいところがあれば、いつでも相談してください。 |
続いて仕事を依頼されたものの、引き受けられないと断る場合の例文です。
| 描写 | 明日までにこちらの資料を作成する仕事を、私に頼みたいということですね。 |
| 表現・説明 | 頼ってくださってありがとうございます。実は今、○○主任から別の仕事を頼まれていまして、明日までに資料を仕上げる余裕がない状況です。 |
| 提案 |
締め切りが明日までではなく、明後日まででしたら対応可能ですが、いかがでしょうか。 |
| 選択 | 締め切りを動かせないなら、対応できそうな他のスタッフを探してみることも可能です。 |
PREP法の活用シーン
PREP法の活用シーンについて紹介します。
またPREP法は以下に挙げたビジネスシーンだけではなく「婚活」「夫婦・家族間の日常会話」でも活用できます。
プレゼンテーション
PREP法はプレゼンテーションで活用できます。冒頭に結論を持ってくるため、プレゼンテーションの構成として優れており、聞き手に「結論」や「具体例」を分かりやすく伝えられるためです。
結果として、相手にプレゼンテーションの内容について納得してもらいやすくなるでしょう。
プレゼンテーションでは、情報を論理的で分かりやすく伝えることが求められるため、PREP法が適しています。
業務報告
PREP法は上司に対する業務報告にも活用できます。PREP法を使うと、報告資料や口頭での説明を簡潔にできるので、要点を簡潔に伝えられるからです。
相手に要点が伝わりやすいので、不要なやり取りが減りコミュニケーションコストを削減でき、聞き手のストレスも減ります。
また「報告が間違って伝わる」という事態となるコミュニケーションエラーも防ぎやすくなります。
面接/自己PR
PREP法は採用面接の自己PRにも適しています。PREP法を使うことで、志望動機や自己PRを短時間で分かりやすく伝えられるからです。
採用面接では時間が限られています。特にグループ面接だと一人ひとりに割り当てられた時間は短くなりますので、短時間で簡潔に分かりすく伝えられるPREP法は効果的です。文字数が限られている職務経歴書やエントリーシートでも、PREP法を使えば簡潔にアピールできます。
提案書や記事の作成
PREP法は提案書や記事の作成にも活用できます。PREP法を使うことで、だらだらと記述することなく、要点を絞って分かりやすく読みやすい文章を作成できるようになるからです。
PREP法は構成が明確なので、読み手に対して情報を効果的に伝えられます。
また決まった構成に内容を当てはめていけばいいので、文章作成のスピードもアップしますので、ぜひ活用してください。
関連記事：生成AIで生産性アップ！挫折した人にこそ読んでほしい「すぐに始められる活用術」
PREP法を身につけるには
PREP法を身につけるためのコツを紹介します。
PREP法で情報の整理をする
まずは「PREP法を使って情報の整理をする癖をつける」という方法があります。伝えたい情報をノートなどに書き出して整理することも、PREP法のトレーニングとなります。
考えを可視化し、情報を整理して構成をチェックすることで、簡潔で分かりやすい説明ができるようになります。
例えば「気になった新聞記事やWeb記事について、PREP法で説明文を書いてみる」といったトレーニング方法があるでしょう。
上司への業務報告などで取り入れる
PREP法を身につけるためには、日常的に上司への業務報告などでPREP法を取り入れることが大切です。日常的に使うことで、PREP法を意識して実践する機会が増えます。つまり、毎日がPREP法のトレーニングになるのです。
ビジネスシーンでは、上司・同僚や顧客などに「説明」「提案」「報告」「相談」をする機会が多々あります。上記のような機会があれば、PREP法の流れを意識してみましょう。
日頃から意識してPREP法を使うことでトレーニングになり、自然にPREP法と使いこなせるようになります。話すだけではなく、報告書やメールを書くこともトレーニングになります。
フィードバックをもらう
PREP法を用いた報告や文書について、上司や同僚などからフィードバックをもらうことも効果的です。自分では「PREP法の流れにそって、しっかり分かりやすく伝えられている」と思っても、他人にとっては読みにくかったり分かりにくかったりすることも多いのが実情となります。
また、自己採点はどうしても不公平になりやすいものです。客観的に見れば不完全な文章でも、自分は内容をしっかり理解しているため、足りない情報を頭の中で補填して読んでしまうケースがあります。
第三者からフィードバックをもらうことで、伝えたい内容が他人にしっかり伝わっているかを理解できるでしょう。
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まとめ
PREP法はビジネスシーンで役立つ、伝え方のフレームワークです。日頃からPREP法を意識することで、ビジネスにおけるコミュニケーションが円滑になります。
ただしPREP法には「冷たく機械的な印象を持たれやすい」「相手の感情に訴えたい場合には向いていない」といったデメリットもありますので、万能というわけではありません。
状況に合わせて使い分けられるように、SDS法やDESC法についても知っておくことをおすすめします。
PREP法を始めとする伝え方のフレームワークについては、Web上に例文やトレーニング方法が多数紹介されています。またPREP法に関する書籍も発行されています。「主張を分かりやすく伝えられるようになりたい」「話し方に自信をつけたい」という方は、ぜひPREP法を学んでみてください。
