Googleスプレッドシートは、マーケティングや日々の業務効率化に非常に役立つツールです。しかし、Googleスプレッドシートの使い方が分からなかったり、具体的にどのような機能があるのか知らなかったりする人は多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、Googleスプレッドシートの概要や機能を解説します。また、Googleスプレッドシートの使い方や、マーケティングで活かせる役立つ知識も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
Googleスプレッドシートとは？
まずは、Googleスプレッドシートの概要から解説します。Googleスプレッドシートは、Googleが提供しているツールであり、表計算ソフトのような役割を果たします。Microsoftが提供している、Excelのようなイメージで相違ありません。
ただし、GoogleスプレッドシートはExcelとは異なり、パソコンやスマートフォンに専用のソフトをインストールする必要はありません。Webブラウザがあれば利用できるため、非常に利便性の高いツールであることが特徴です。
実際、世の中のIT企業などは、Googleスプレッドシートで日々様々なデータを管理しています。加えて、Googleが提供しているツールである「Googleドキュメント」や「Googleスライドシート」との連動も図れるため、様々な場面で有用性を感じられるツールであると言えるでしょう。
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Googleスプレッドシートの機能
ここまで、Googleスプレッドシートの概要を解説してきました。ここからは、Googleスプレッドシートの代表的な機能を紹介します。
・ ブラウザがあればどこでも作業できる
・ 複数人で同時編集が可能
・ 自動で保存される
それぞれ順番に見ていきましょう。
ブラウザがあればどこでも作業できる
Googleスプレッドシートは、Webブラウザがあればどこでも作業できます。また、インターネット環境に接続されていなくても、オフラインで内容を保存できることが特徴です。また、編集履歴もログとして残るため、仮に1時間前の状態に戻したい場合でも、すぐに戻せるというメリットがあります。
複数人で同時編集が可能
Googleスプレッドシートは、複数人で同時編集が可能です。Googleスプレッドシート上で、編集に加えたいユーザーのメールアドレスを追加することで、追加された時点から編集が行えます。また、編集可能なユーザーの権限も、Googleスプレッドシートを作成した管理者が自由に変更可能です。
自動で保存される
Googleスプレッドシートには、自動で保存される機能が搭載されています。Excelなどは自動で保存されないため、何らかの原因でExcelがクラッシュしてしまった際に、データが保存されていないというリスクが存在します。
しかし、Googleスプレッドシートは自動で保存されるため、GoogleスプレッドシートをWebブラウザから消してしまったとしても、もう一度WebブラウザでGoogleスプレッドシートを開けば、消す前の状態から作業を再開できます。したがって、リスク管理という面でもGoogleスプレッドシートは非常に優れていると言えるでしょう。
Googleアカウント1つがあれば無料で利用できる
ここまで、Googleスプレッドシートの機能について解説してきましたが、気になるのは費用面ではないでしょうか。どれだけ有用なツールだとしても、ランニングコストが大きければ導入には至りません。
しかし、Googleスプレッドシートは、Googleアカウントが1つあれば無料で利用できます。したがって、費用面での心配も必要なく、予算のかけられない企業でも気軽に利用できると言えるでしょう。
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GoogleスプレッドシートとExcel（エクセル）の違い
GoogleスプレッドシートとExcelの大きな違いは、以下の3つが挙げられます。
・ オフラインで作業できるか否か
・ ライセンス
・ 搭載されている機能
Googleスプレッドシートはオフラインで作業できるものの、Excelでは一部の機能がオフラインでは利用できません。また、Googleスプレッドシートは、Googleアカウント1つあれば無料で利用できることに対して、Excelはライセンスが必要です。Excelのライセンスは、永続ライセンスと月額のライセンスの2種類が存在し、どちらも月額に換算すると1,000円程度が必要になります。
搭載されている機能に関しては、Excelのほうが圧倒的に多いです。表計算1つとっても、Excelのほうが日本語のフォント数や選べる罫線の数が多く、機能が豊富です。
したがって、GoogleスプレッドシートとExcelのどちらを利用するべきか迷っている場合は、利用したい機能とコスト面を鑑みたうえで選択しましょう。
Googleスプレッドシートの使い方
ここからは、Googleスプレッドシートの使い方を紹介します。覚えておくと便利な使い方は以下のとおりです。
・ ファイルのインポート
・ 他メンバーとのコメント・チャット
・ 編集履歴の復元
・ 編集権限の設定
・ ファイルダウンロード
・ Googleスプレッドシートの改行の仕方
それぞれ順番に解説します。
ファイルのインポート
Googleスプレッドシートでは、他のCSVファイルなどをインポートすることが可能です。インポートの方法は、Googleスプレッドシートの「ファイル」から「インポート」を選択し、ファイルをアップロードするだけです。別のツールからファイルをインポートし、一元化して管理したい場合に利用してみましょう。
他メンバーとのコメント・チャット
Googleスプレッドシートでは、セルに対して、コメントやチャットを残すことが可能です。また、コメントにはリンクを掲載することができ、不要な場合はすぐに削除することもできます。重要部分の共有を図りたい場合や、意識の統一を図りたい場合に活用しましょう。
編集履歴の復元
Googleスプレッドシートには、「過去の編集履歴がすべて残る」という機能が搭載されています。そのため、1時間前のデータに戻したかったり、過去の履歴を復元したかったりする場合に、履歴の復元機能を活用してみましょう。Googleスプレッドシートの、ファイルの下部分にある「元に戻す」「やり直し」部分から利用できます。
編集権限の設定
Googleスプレッドシートは、ファイルごとに編集権限を設定できます。編集権限は、編集者、閲覧者（コメント可）、閲覧者の3つに設定できるようになっており、すべての編集作業を任せたい場合は編集者が望ましいでしょう。また、編集権限をGoogleスプレッドシートのリンクを知っている全員に変更すれば、誰であっても内容を変更できるようになります。右上の「共有」ボタンから権限の設定が可能です。
ファイルダウンロード
Googleスプレッドシートは、Excel形式、PDF形式などでファイルをダウンロードすることが可能です。大きなデザイン崩れもないため、そのまま第三者に共有しても問題ありません。
Googleスプレッドシートの改行の仕方
Googleスプレッドシートを実際に使ってみると、セル内での改行の仕方が分からないと悩む場合があります。そのような場合は、セル内で「コントロール（ALT）＋Enter」を押せば改行可能です。なお、通常の改行のつもりでEnterを押すと、セル自体が変更（移動）されるようになっています。
Googleスプレッドシートにプルダウンメニューを作成する方法
1. プルダウンを作成したいセルを選択
プルダウンメニューを表示させたいセルまたはセル範囲を選びます。例えば、A1セルやA1:A10セルなどを選択します。
2. 「データ」メニューを開く
上部のメニューから「データ」をクリックします。
3. 「データの入力規則」を選択
「データ」メニューの中から「データの入力規則」を選択します。
4. 入力規則の設定
表示されたウィンドウの「条件」セクションで、次のいずれかを選びます。
リストを範囲で指定:例えば、別のセル範囲（例えば、Sheet1!A1:A5）をリストとして使用したい場合、範囲を指定します。
範囲を指定することで、別のシートや範囲にあるデータをプルダウンとして表示させることができます。
リストを直接入力:直接プルダウンに表示したい項目を入力します。例えば、「Apple, Banana, Cherry」などとカンマで区切って入力します。
これで、これらの項目がプルダウンリストとして表示されます。
5. 追加オプション（任意）
無効なデータの入力を拒否する: 無効なデータを拒否する設定を選ぶことができます。これをオンにすると、リストにない値を入力しようとしたときにエラーメッセージが表示されます。
プルダウンのヘルプテキスト: ユーザーがセルを選んだときに、何を入力すればよいかのヒントを表示することができます。
6. 設定を保存
「保存」ボタンをクリックします。
7. プルダウンメニューを使用
設定が完了すると、選んだセルにプルダウンメニューが表示されます。セルをクリックすると、設定したリストの項目が表示され、選ぶことができます。
Googleスプレッドシートのマーケティングでの使い方
ここまで、Googleスプレッドシートの機能や使い方を解説してきました。ここからは、Googleスプレッドシートをマーケティングで使う方法について説明します。
・ 競合調査データをまとめる
・ 広告運用データをまとめる
それぞれ順番に見ていきましょう。
競合調査データをまとめる
Googleスプレッドシートでは、1つのファイルで複数のシートを管理することが可能です。そのため、たとえばシート1では競合Aの情報を、シート2では競合Bの情報をまとめたりできます。また、同様のシート内でも、競合の検索順位や流入数、クリック率や予測CV数などを記載することで、自社との数字のギャップを洗い出すこともできます。
競合の調査データを一元化してまとめたい場合は、Googleスプレッドシートを活用してみましょう。
関連記事：競合分析とは？マーケティング分析のフレームワーク「3C分析」を解説
広告運用データをまとめる
次に、広告運用のデータをまとめたい場合もGoogleスプレッドシートが役立ちます。仮に、リスティング広告のクリック単価（CPC）を計算したいとします。CPCはコスト÷クリック数で計算できるので、たとえばA1セルにコスト、B1セルにクリック数を入力して関数を入れれば、C1セルにCPCを算出できます。
しかし、上記の方法は非常に手間がかかります。そこで「Arrayformula関数」を使用します。Arrayformula関数を使用することで、1つのセルに数字を入力するだけで、選択したすべてのセルのCPCを算出できるようになります。
上記のように、広告運用に役立つ関数は複数存在するので、自社の状況に合わせて取り入れてみてください。
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まとめ
本記事では、Googleスプレッドシートについて解説をしてきました。Googleスプレッドシートは、Excelのような機能が搭載されているGoogleのツールであり、リアルタイムで同時編集が行えたり、編集権限を管理できたりするメリットがあります。Googleスプレッドシートを使いこなすことで、業務効率化やマーケティングにも役立てられるでしょう。
まずは、実際にGoogleスプレッドシートで、競合調査データなどをまとめることから始めてみてはいかがでしょうか。
