業務や事業推進の一環でカンファレンスを活用したいけれど、開催までの過程や当日運営などの手法がわからないとお困りではありませんか。カンファレンスはビジネス関係者だけでなく、一般の人も参加できるため、情報収集やマーケティングの場として活用されています。主催者はカンファレンス開催に対し目的、目標をもって施策を検討しますが積極的な新規ユーザーの獲得や、自社ブランドの周知を行えるでしょう。
この記事では、カンファレンスを開催する目的や種類、開催までの流れを詳しく解説します。実際に行われたマーケティングカンファレンスの事例も紹介するので、イベントの開催を検討している方はぜひ参考にしてください。
目次
カンファレンスとは
カンファレンスという言葉は知っているけれど、詳しい内容はわからないとお困りの方も多いでしょう。ここでは、カンファレンスの意味や、ビジネスシーンでの内容を解説します。
カンファレンスの意味
カンファレンス（Conference）とは、日本語で「会議」「協議会」という意味の言葉です。さまざまなシーンで用いられる言葉ではあるものの、利用するシーンによって内容が大きく異なるため、状況にあわせた意味を把握することが大切です。
ビジネスにおけるカンファレンス
ビジネスにおけるカンファレンスは、100人以上の参加が見込まれる大規模な会議・イベントを指します。社内の人間だけでなく、外部の専門家や技術者も参加するため、専門性の高い会議・イベントだといえるでしょう。
ビジネス系シーンのカンファレンスのなかには、一般の人が参加できるものもあります。専門的な情報を提供しつつ、ユーザーに自社商品をアピールする場としても活用可能です。
ほかの会議との違い
カンファレンス以外にも、会議を意味する言葉は複数あります。以下の表の通り、言葉別に内容が異なるため、会議内容によって使い分けましょう。
| 名称 | 内容 |
| ミーティング | 少人数で実施する会議。ただし、厳密な定義がないためミーティングという名称で開催される大人数のイベントもある |
| ディスカッション | 「討論」「討議」という意味を持つ言葉。決められた議題に対して参加者それぞれが意見を述べて話し合う |
| シンポジウム | 特定分野のテーマを掲げて行われる専門性の高い会議。内容の専門性が高く少人数で行われることが多い |
| フォーラム | 「公開会議」という意味を持つ言葉。シンポジウムのように専門的なテーマを掲げて行われるが、一般参加者の討論がメインとなる |
| コンベンション | カンファレンスよりもさらに規模の大きい会議。テーマに特化した人だけでなく、一般の人も数多く参加する |
カンファレンスは主にビジネス分野で使われる用語で、100人以上の参加を目安として、大きな会場で開催される規模の大きい会議を指します。ディスカッションやシンポジウムは少人数、フォーラムは学術的なテーマで行われることが多いため、内容が大きく異なります。
カンファレンスよりも参加人数の多い会議に使われるのがコンベンションです。テーマに特化した参加者が多いカンファレンスに対し、コンベンションは一般の人も数多く参加します。
特定分野におけるカンファレンス
カンファレンスはビジネスシーンだけでなく、医療・学術・スポーツ分野でも使われます。分野別の特徴をまとめました。
| 分野 | 特徴 |
| ビジネス | 100人以上の参加を目安とする会議・イベントで、ビジネスにおける特定のテーマの発表や議論を行う。 |
| 医療 | 質の高い医療を提供するために行われる会議。医師と患者が参加する会議や、多職種でチームを組んで実施する会議もある |
| 学術 | 学術研究を発表する会議。学会と呼ばれているが、カンファレンスの名称が使われることもある |
| スポーツ | スポーツ分野においては「連盟」「同盟」という意味を持つ。複数のスポーツチームが参加する組織をカンファレンスと呼ぶ |
医療分野におけるカンファレンスは、患者と医師が現場で行うもの、内科や外科などの多職種がチームを組んで実施するものに分かれます。学術分野では、研究結果を発表する場である学会のことをカンファレンスと呼びます。
ビジネス・医療・学術とまったく異なる意味合いなのがスポーツ分野です。スポーツ分野におけるカンファレンスは「連盟」「同盟」という意味を持ち、複数のスポーツチームがまとまった組織の名称として使われます。
カンファレンスの関連用語
カンファレンスにはいくつかの関連用語があり、それぞれで意味合いが変わります。ここで関連用語の意味を解説するので、カンファレンスの意味と一緒に把握しておきましょう。
カンファ、CF、コンファレンス
カンファ・CF・コンファレンスは、言葉が異なるものの、意味合いはすべて同じです。医療分野ではカンファという略称で呼ばれたり、Conferenceのつづりから略したCFのものが使われています。
英単語であるカンファレンスはさまざまな国で使われます。発音は国によって異なり、コンファレンスと発音する国もあることから、この言葉が生まれています。日本ではカンファレンスの発音が一般的なので、コンファレンスという言葉を耳にすることは少ないでしょう。
ケアカンファレンス
ケアカンファレンスは、医療・介護現場で使われる用語です。介護士・看護師・医療従事者が患者や利用者に最適なプランを策定したり、質の高いサービスを提供するための工夫を話し合ったりする場の名称として使われています。
カンファレンスセンター
カンファレンスセンターは、会議を行える部屋を有する施設のことです。施設には会議スペースのほか、会議の様子を録音・録画できる機器やパソコン、コピー機などの貸し出しサービスもあります。
カンファレンスルーム
カンファレンスルームは、会議や研修、セミナーを行う目的で作られた部屋のことです。机や椅子はもちろん、資料を映すモニターやプロジェクター、部屋全体に声を届ける音響設備などが整っているため、自社で大規模な会議を実施することが難しい場合に活用されています。
カンファレンスコール
カンファレンスコールは「電話会議」という意味を持つ言葉です。ZoomやGoogle Meetなどのオンラインツールを使って会議を行うため、遠方からでも手軽に参加できます。また、話し合うテーマをリアルタイムで議論できることも、カンファレンスコールのメリットです。
カンファレンスの目的
ビジネスにおけるカンファレンスの開催目的には、どのようなものがあるのでしょうか。開催を検討している方はぜひこちらを参考にしてください。
新規顧客獲得のための集客
カンファレンスの開催目的でもっとも多いのが、新規の見込み顧客の獲得です。企業に適したテーマを題材にしたイベントを実施し、一般の人も参加可能にすることで、幅広い層に自社をアピールできます。
自社ブランドが持つ魅力に加え、テーマに興味を持つユーザーにおすすめの商品を紹介すれば、自社製品の周知とともに新規顧客の開拓も実現できるでしょう。
既存顧客向けのロイヤリティ向上
一定数の既存顧客がいる企業は、ロイヤリティ向上のためにカンファレンスを開催するケースもあります。ロイヤリティは直訳すると「忠誠心」「忠実」という意味を持つ英語ですが、マーケティングにおいては顧客の企業に対する愛着や信頼の大きさを表現する言葉です。品質保持や機能性の改善、ユーザーの意見を取り入れた新商品の紹介など、既存ユーザー向けのカンファレンスを実施することで、既存顧客からの信頼はより高まるでしょう。
ブランディングに役立てる
マーケティングの一環として、カンファレンスをブランディングに役立てる企業もあります。ブランディングとは、自社ブランドの信頼性を高め、他社との差別化を図ることです。他社にはない自社の魅力を会議テーマに選ぶことで、自社ブランドの良さを伝えられるでしょう。
内容をコンテンツ化しマーケティングに活用する
専門的な内容やユーザーにお得な情報が含まれる会議内容をコンテンツ化し、マーケティングに活用するコンテンツマーケティングも可能です。
カンファレンスに参加したいけれど、都合が合わずに参加できないという人もいるでしょう。そのような場合、内容を録画しアーカイブ化することで、参加できなかったユーザーも会議内容を確認できます。録画コンテンツにすることで、新規顧客獲得や、既存顧客のロイヤリティ向上にもつながるでしょう。
従業員のエンゲージメントを高める
規模の大きなカンファレンスを開催することで、社員のエンゲージメントを高められます。エンゲージメントは「深いかかわり・関係性」という意味を持つ言葉で、ビジネスでは「愛社精神」と解釈されます。
大きなイベントを開催できる企業に勤めていることに誇りを持ち、愛社精神も高まるでしょう。モチベーションもアップするため、仕事への意欲も促せるかもしれません。
CSRや人材採用につなげる
議論するテーマを厳選することで、CSR活動を行えます。CSR（corporate social responsibility）は「企業が担う社会的責任」という意味を持つ言葉で、社員や投資者への配慮・自然環境への配慮・社会貢献のための活動です。
カンファレンスを通して企業が実施しているCSR活動をアピールすることで、企業への信頼を高められます。良いイメージを持たれる企業には人が集まりやすいため、優秀な人材を確保できる可能性も高まるでしょう。
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カンファレンスの開催形式と特徴
オフラインの開催が一般的だったカンファレンスは、時代の変化とともに形式が多様化しています。ここでは、カンファレンスの3つの形式と、その特徴を紹介しましょう。
オンライン
オンラインカンファレンスは、自宅や勤務先から手軽に参加できる形式です。オンラインツールを活用することで、会議の状況を参加者にリアルタイムで伝えられます。ZoomやGoogle Meetなどのマイク機能のあるツールを使えば、主催者と参加者で議論をすることも可能です。
オンラインカンファレンスは、主催者にも参加者にもメリットがあります。主催者は広い会議スペースを用意する必要がなく、参加者は会議の開催場所に足を運ぶ必要がないため、遠方からでも参加しやすいでしょう。
オフライン（リアル開催）
オフラインカンファレンスは、主催者が用意する会議スペースに参加者が足を運び、対面で実施する会議です。現地の臨場感や特別感を味わえるほか、さまざまな人と直接コミュニケーションがとれる点も、オフラインカンファレンスのメリットです。
ハイブリッド
ハイブリッドカンファレンスは、オンラインとオフラインの両方を取り入れた会議です。主催者はオフラインで動く必要があるものの、会議への参加者はどちらかを自由に選べます。開催場所や都合にあわせて選べるため、集客率の向上が見込めるでしょう。
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カンファレンスの種類
カンファレンスは6つの種類に分かれており、種類別の特徴は以下の通りです。
● 講演会：有識者や専門家などの登壇者が講演を行う
● パネルディスカッション：テーマに詳しい有識者が討論する場を参加者が視聴できる
● ワークショップ：会議の参加者がテーマに沿った作業を体験できる
● 展示会：会議テーマに関連する企業がブースに出展し、参加者にPRする
● ポスターセッション：研究者が実施した研究の結果をポスターにまとめて発表する
● 交流会：テーマに興味を持つ参加者同士で情報交換する
同じテーマでも、開催形態によって提供される内容に違いがあります。特徴を踏まえて、まずは開催側が自分も参加してみたいと思えるカンファレンスを見つけましょう。
ProFuture株式会社では、企業の人材戦略や組織強化をテーマとしたHR SUMMITを開催しています。これまでに有識者が登壇する講演会・複数の有識者で討論をするパネルディスカッション・展示会をオンライン形式で実施しており、2024年9月にも会議を行う予定です。
開催日にストリーミング配信をしているため、人材や組織をテーマとしたカンファレンスに興味がある方は、Vimeoからご覧ください。一定期間アーカイブ配信も行っているため、ご都合が合わない場合はアーカイブから視聴できます。
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ここではカンファレンスの内容と、どのような参加者に適しているかを、種類別に詳しく解説します。
講演会
講演会は、テーマに詳しい有識者や専門家が登壇し、講演を行います。豊富な知識を有する人が講演するので、専門的な内容や業界のトレンド情報など、入手しにくい情報を得られるでしょう。会議テーマに関連する職種に就いている、または興味がある方におすすめです。
パネルディスカッション
パネルディスカッションは、テーマに関連する複数の有識者が集まり、討論を行います。会議テーマに起因する問題への考え方は、有識者によって異なります。複数の有識者が異なる意見を出し合うことで、どのような解決方法があるかを把握できるという点が、パネルディスカッションの面白さです。1つの問題に対するさまざまな意見に触れたいと考える方におすすめとなります。
ワークショップ
ワークショップは、テーマに関連した作業や研修、トレーニングなどを参加者が体験できるイベントです。ビジネスにおいてはリーダーシップ研修や新人研修が実施されます。参加者は会社での働き方について学べるでしょう。就職を希望している、働きたい会社が決まっている方におすすめです。
展示会
展示会は、テーマに関連する企業がブースに出展し、参加者にPRします。専門性の高い展示会では、出展企業が商品やサービスについて詳しく解説するため、あまり知識を持っていない人でも参加しやすいでしょう。テーマへの知識を深めたい、関連する商品やサービスを見てみたい方におすすめです。
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ポスターセッション
ポスターセッションは、研究や開発を行う研究者・担当者が結果をポスターにまとめ、解説するイベントです。実際に研究や開発を手掛けた人が説明するため、内容を詳しく把握できます。説明後は、研究者や担当者に直接質問することも可能です。気になる研究や開発がある、担当者と直接やり取りをしたいと考える方におすすめでしょう。
交流会
交流会は、テーマに興味を持つ参加者同士が交流する場です。一般の参加者のみで交流するときもあれば、有識者や専門家が参加して交流するときもあります。オフラインでの開催が一般的ですが、ツールのコメント機能やオンライン名刺を活用したオンライン開催も増えています。テーマについてじっくり話し合いたい方におすすめです。
カンファレンス開催の流れ
開催するカンファレンスの形式や種類を決めたら、企画から開催当日までの流れを確認しましょう。詳しい流れを押さえて、計画を立てる際の参考にしてください。
企画立案、目標設定
まずはカンファレンスの企画を立案しましょう。目的が定まっていても、担当者や開催日時、開催場所など、決めるべき項目がいくつもあります。要点を把握するために、5W2Hを活用することが大切です。カンファレンスにおける5W2Hは以下の通りです。
● What：カンファレンスで何をするか
● Why：なぜ実施するのか
● Who：誰が担当するのか
● When：いつ開催するのか
● Where：どこで開催するのか
● How：形式や種類など、どのように実施するのか
● How much：開催にかかる費用はどれくらいか
すべてのポイントを具体的に定めることで、カンファレンスの詳細が見えてくるでしょう。5W2Hの要点を把握したら、次はカンファレンス開催で目指す目標を考えます。目標の例として挙げられるのは以下の通りです。
● 新規ユーザーの獲得
● 既存ユーザーのリピート率の向上
● 自社ブランドや商品の認知度の向上
目標を設定したら、KPIの設定も行いましょう。KPI（Key Performance Indicator）とは、中間目標のことです。たとえば新規ユーザーの獲得が目標の場合は、顧客数の増加と企業利益のアップ、既存ユーザーのリピート率向上の場合はロイヤリティの向上と企業利益のアップなどが挙げられます。
KPIが企業にとってメリットがあると判断されれば、企画も通りやすくなるでしょう。
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形式を決め会場や登壇者の予定をおさえる
カンファレンスの形式が決まったら、形式に最適な会場を予約します。オンライン開催は登壇予定者が入るほどのスペース、オフライン開催は参加予定人数に合わせて会場を選びましょう。ハイブリッド開催も会場に足を運ぶ参加者がいるので、オフライン同様、予定人数に合わせて会場を選ぶことが大切です。
会場選びと同時進行しておきたいのが、登壇者のスケジュール確認です。企画立案の段階で決めた日時を提示し、登壇可能かを聞いておきましょう。
告知と集客
集客率を向上するためにも、早い段階から告知をしておきましょう。告知方法は広告やメディア媒体への掲載のほか、SNS・Webサイト・動画広告などのオンラインツールがあります。オンラインでの告知は幅広い層に周知しやすいため、積極的な活用がおすすめです。
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運営準備
告知を始めたら、カンファレンスの運営準備を始めましょう。準備内容は以下の通りです。
● 当日の具体的な流れ
● 参加申し込みフォームの作成
● 配信ツールの準備
● アンケート作成
講演を行う登壇者の順番や時間配分など、カンファレンスの種類に合わせて具体的に決めましょう。タイムスケジュールが入念に計画されていれば、登壇者も当日の予定通りに動けます。
参加申し込みフォームの作成と配信ツールの準備も大切です。オフライン開催であれば配信ツールは必要ありませんが、オンラインとハイブリッドはツールが欠かせません。当日に不備がないよう、しっかりチェックしておきましょう。
カンファレンスの参加者に書いてもらうアンケートも作成しておきます。アンケートによって参加者の反応や求められる希望が見えてくるため、次回のカンファレンスに活かせるでしょう。
関連記事：アンケートの正しい作り方｜効果的に回収するコツや基本形式、例文
当日対応
カンファレンス当日は、オフライン・オンライン別に対応方法が異なります。オフラインは参加者の受付や誘導、登壇者への対応をしなければなりません。オンラインの場合は登壇者の対応のほか、配信ツールの準備や通信状況のチェックを入念に行うことが重要です。ハイブリッドはどちらも行う必要があるため、人員に余裕を持たせましょう。
参加者フォロー
カンファレンス終了後は、アンケートの集計や参加者へのお礼メール送信などを行います。展示会を開催する場合は、お礼メールとともに、出展していた商品・サービスをアピールしておきましょう。商品・サービスに興味を持ったユーザーの購入のきっかけになるかもしれません。
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振り返り
アンケートの集計結果をもとに、振り返りミーティングを実施しましょう。参加者は自社が期待していた反応をしているか、企画立案時に定めた目標を達成できているかを確認します。なかには厳しい意見もあるため、次回のカンファレンスに反映させることが大切です。
マーケティングカンファレンスの例
マーケティングを学べるカンファレンスに興味がある方は、実際の事例を参考にすることがおすすめです。成功した事例を見ておけば、どのようにカンファレンスを開催すべきかが明確になるでしょう。ここでは、マーケティングカンファレンスの事例を紹介します。
アドテック東京
アドテック東京は、講演型・ワークショップ・ディスカッションなど多様な種類のカンファレンスを実施している企業です。2015年から毎年開催している「ad:tech tokyo」は、マーケティングに特化した内容で、1万人を超える人が参加しています。
2024年10月16日、17日、18日には講演会とワークショップがあるカンファレンスが開催されるため、興味のある方は早めに申し込んでおきましょう。
マーケティングカンファレンス2024
マーケティングカンファレンスでは、ポスターセッションのほかに口頭で行うオーラルセッションなどの学会員による発表形式のカンファレンスを実施しています。1年に1回開催される会議は、オフライン形式で専門的な内容を学べることが特徴です。
2024年10月13日に開催されるカンファレンスは、基調講演やオーラルセッションやポスターセッションなど、多様な形式で実施されます。カンファレンス後には懇親会も開かれるため、学会員と直接話せる機会を得られるでしょう。
マーケティングアジェンダ
マーケティングアジェンダは、国内外のトップマーケター350名以上が集結する会議を実施しています。有名企業のマーケターが参加する交流会や、専門家を交えたディスカッションも開催しているため、プロが持つ知識や技術についての話を直接聞くことができる貴重な機会となるでしょう。
2024年6月19日～22日に沖縄で開催されたカンファレンスにも、有名企業の役職に就く人物が登壇しました。
マーケティングWeek -夏-
2024年7月3日、4日、5日に開催されるマーケティングWeek -夏-では、数多くの企業が自社商品やサービスを展示しています。2024年度に開催されるカンファレンスの出展見込み数は350社、参加見込み者数は28,000人と、大規模な展示会になることが予想されています。
広告メディアや販売促進など、9つのジャンル別にさまざまな企業が参加するため、多くの商品・サービスを直接見られるでしょう。
宣伝会議サミット2024(夏) 東京
宣伝会議サミット2024(夏) 東京では、マーケティングに特化した人物による講演会を実施しています。2024年6月12日に開催されたカンファレンスには、ジャンルの異なる複数企業の人物が登壇し、マーケティングの講演を実施しました。
カンファレンスの大きな特徴は、時間帯別に登壇する人物の勤め先が多種多様であることです。飲食店や出版社、生命保険会社など、さまざまな企業の専門家の話を聞けるので、マーケティングへの知識を深められるでしょう。
MarkeMedia Days
MarkeMedia Daysでは、マーケティングに特化した人物による講演会と、参加者からの質疑応答を実施しているマーケティングカンファレンスです。公式ホームページにはマーケティングに関するコンテンツが数多く掲載されており、カンファレンスのアーカイブ配信も行っています。
会員登録をすることにより、無料でコンテンツを視聴できます。プロが提供する知識をしっかり身に着けられるでしょう。
デジタルマーケティングカンファレンス2024
デジタルマーケティングカンファレンス2024は、2024年5月21日、22日に行われたデジタルマーケティングに特化したカンファレンスです。会議はすべてオンラインで実施されたため、自分の興味があるマーケターが登壇するタイミングだけ、自宅や会社からの視聴も可能でした。
デジタルマーケターズサミット 2024 Winter
デジタルマーケターズサミット 2024 Winterは、2024年2月28日、29日にデジタルマーケティング戦略に特化したカンファレンスとして開催されました。カンファレンスには有名企業の人物が登壇し、実際の成功事例を紹介しています。デジタルマーケティングを学びたい参加者にとって、満足度の高い内容だったといえるでしょう。
ハイブリッド形式の交流会も定期的に開催しているので、興味のある方は参加を検討してみてはいかがでしょうか。
SNS MARKETING CONFERENCE
SNS MARKETING CONFERENCEは、2024年3月28日に開催されたSNSマーケティングのカンファレンスです。有名企業の役職に就く人物が登壇することもあって、1,000人を超える人が参加しました。SNSマーケティングの舞台裏や、今後SNSを使ってどのように戦略を立てていくかなど、デジタル戦略に特化した内容になっています。
まとめ
カンファレンスとは、目安として100人以上が参加する大規模な会議のことです。以前までは会議スペースに参加者が足を運ぶオフライン形式が一般的でしたが、現在はオンライン形式に移行しつつあります。オンライン形式のカンファレンスは、終了後にコンテンツ化できるため、自社を周知するマーケティングに活用できるでしょう。
オフラインはその場ならではの臨場感を味わえる魅力がある一方で、オンラインは自宅から気軽に参加できるメリットがあります。集客率の向上が期待できるため、オンライン、またはハイブリッドでのカンファレンスの企画を立案してみましょう。
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