WBSを活用することで、プロジェクト管理を円滑に行うことができます。WBSを使えば誰でも手軽にプロジェクト管理ができるのですが、その反面注意点を押さえないと進捗の遅延を招きかねないリスクがあります。
本記事では、WBSの概要やメリット、WBS作成の流れについて解説します。
現在、プロジェクト管理をしている方や、WBSの作成方法について知りたい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
目次
WBSとは？
WBSとは、Work Breakdown Structureの略で、プロジェクト管理の手法の一つです。Workは「作業」、Breakdownは「分解」、Structureは「構造」や「仕組み」という意味を表します。文字どおり、プロジェクトを管理するうえで個々の作業を分解して可視化することで、プロジェクト全体の中に具体的にどのような作業があるのかを明確にし、結果的にメンバー全体で共有できます。
また、プロジェクト進行に際してスケジュール管理がしやすいというメリットもあり、プロジェクトの計画段階で作成されることが多いです。WBSの記載方式はいくつかあるため、プロジェクトの内容に合わせて自身で作成するほか、ガントチャートをはじめとするフリー素材のテンプレートを活用することもできます。
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2種類のWBSの概要
WBSは、下記の2種類に分けられます。
• プロセス軸
• 成果物軸
それぞれ詳しく解説します。
プロセス軸
プロセス軸のWBSは、プロジェクトのプロセスを細分化して、どのようなステップを踏むことでプロジェクトを完了できるのかについて構造化します。具体的にはプロジェクト完了までのフェーズを細かく分解して「〜する」という動詞の形式でWBSを埋めていきます。
中長期プロジェクトのような、成果物の詳細が計画段階では見えないプロジェクトが発足した場合、プロセス軸のWBSが使用されることが多いです。簡単な例をあげると「オフィスの大掃除」というプロジェクトについて、プロセス軸のWBSを組むと「デスクの片付け」「備品の点検・購入」「窓・床に掃除機をかける」「インテリアの修繕」という細かなフェーズに分けて動詞形式で表します。
成果物軸
成果物軸のWBSは、プロジェクト完了に必要な成果物をツリー形式で表します。
このタイプは計画段階で成果物が見通せる短期のプロジェクトに適しており、予算やリソースの見積りが行いやすいというメリットがあります。
プロセス軸の場合、細分化されたフェーズを動詞形式で表す一方で、成果物軸の場合、成果物を名詞形式で表すことが多いです。たとえば「自転車の製造」というプロジェクトを成果物軸WBSで組む際には「フレーム」「ホイール」「タイヤ」「チェーン」「ハンドル」「サドル」「ペダル」という成果物で表します。
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WBSをプロジェクト管理で使うメリット
プロジェクト管理のフレームワークはWBS以外にもさまざまな手法があります。WBSのメリットを理解することで、自身が扱うプロジェクトに適した管理方法を見つけられるでしょう。WBSでプロジェクト管理を行うメリットとして、下記のものが挙げられます。
• 再現性が高い
• シンプルなので手間がかからない
• タスクの抜け漏れを防ぐことができる
• メンバー（作業者）がタスクを把握しやすい
それぞれ詳しく解説します。
再現性が高い
WBSは、プロジェクトのフェーズ・成果物を細分化して書き出し、担当者や予定日（締め切り）を書き出すことで管理を行います。
そのため、WBSを管理する人が誰であれ、フォーマットさえ決めておけば、管理者や日時を問わずにWBSを作成・実行できます。再現性が高いため、管理者が誰であっても同じパフォーマンスを発揮できるのが、WBSの魅力です。
シンプルなので手間がかからない
WBSは、フォーマットに従って必要な作業を書き出すだけで作成できるため、手間がかかりません。また、作成時だけでなく実行する段階でも、担当者が自身に割り振られた作業とスケジュールを確認して実行するだけで、視認性も高いというメリットもあります。
プロジェクトを達成するためにどのステップを踏む必要があるのか、担当者は誰なのか、納期から逆算してどのようなスピード感で進行していくべきなのかが一目でわかるようになっています。このような視認性の高さは管理者だけでなくチーム内の負担の軽減にもつながるはずです。
タスクの抜け漏れを防ぐことができる
WBSは、プロジェクト計画段階で見通せるタスクをすべて書き出すことから始まります。
また、新たに発生したタスクも手軽に追加でき、あわせて担当者や期限を割り振るため、タスク漏れを未然に防げます。
WBSはプロジェクト完了までに必要なタスクを、プロジェクトメンバーが共有するため、担当者が忘れていたり、納期に間に合わない場合にはチーム内でフォロー体制を事前に整えることも可能です。
メンバー（作業者）がタスクを把握しやすい
WBSは視認性が高く、プロジェクトのメンバーが自身のタスクを把握しやすいので、不注意からの見落としも減少するはずです。自分のタスクとスケジュールだけでなく、チーム全体の進捗も俯瞰できるため、管理者以外でも他メンバーのタスクを把握して、必要に合わせてフォローできます。
また、計画段階でタスクとスケジュールの詳細をチーム全体で共有でき、新たに発生したタスクや担当者の変更をメンバー各々が簡単に記入できます。チームに一体感を出せるほか、新人であってもプロジェクト全体におけるスケジュールの進捗やスピード感を掴めます。
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WBSを作るための流れ
WBSを作る際の流れは、下記のとおりです。
• 必要な作業を洗い出す
• 作業の順番を整理する
• 期日を設定する
• 作業者にタスクを振る
それぞれのステップを詳しく解説します。
必要な作業を洗い出す
まずは、プロジェクトの性質や期間に合わせて、プロセス軸または成果物軸どちらのWBSを作成するのか決定します。
中長期的なプロジェクトであればプロセス軸、短期的なプロジェクトであれば成果物軸のWBSがおすすめです。
また、タスクを設定するうえで、手順・段階ごとにプロジェクトを進めたいのであればプロセス軸が適していますが、計画段階でプロジェクト完了のために必要な成果物を把握している場合には成果物軸を設定しましょう。
プロセス軸であればプロジェクト完了までにどのようなタスクをこなせばいいのか、成果物軸であればプロジェクト完了のために必要な成果物をすべて洗い出しましょう。
このタスク洗い出しの段階で、できるだけ細かくタスクを洗い出すことが重要です。計画段階でタスクに漏れがあると、スケジュール管理に狂いが生じてしまいます。
作業の順番を整理する
タスクを分解できたら、次はタスクごとに順番を割り振って整理します。プロセス軸であればフェーズごとに分け、どの順番でタスクを達成するかを分けて明確化していきます。
成果物軸であれば、成果物（納品物）をツリー形式で書き出し、優先度の高いものから順に整理していきます。
期日を設定する
作業の順番を決定したら、それぞれの作業に期日を設定していきます。
プロジェクトを進行するうえで発生する突発的なタスクに対応することも考慮に入れ、スケジュールには余裕を持ちましょう。WBSを作成する際には、進捗状況を確認するためにも、期日のほかに着手日を記載する欄を設けましょう。
作業者にタスクを振る
書き出したタスクごとに担当者（作業者）を割り振ります。
作業内容や期日を確認しながら、最適な担当者を決定します。この際に、チーム全体で草案を共有して、自身の担当しているタスクと期日に無理がないか、タスクの漏れがないかも確認しましょう。
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WBSを作成する際のポイント
WBSはプロジェクトの計画段階で作成されるため、いくつかの注意点を押さえなければ、かえって段取りが悪くなってしまうことも考えられます。
このようなリスクを防ぐためにもWBSを作成する際には、下記の点に注意しましょう。
• スケジュールに余裕を持たせる
• 細かすぎるタスクは入れない場合もある
• WBSの前にマインドマップを使って思考を整理する
それぞれ詳しく解説します。
余裕のあるスケジュールを組む
WBSは計画段階で必要タスクを洗い出して期日を割り振っていくため、詳細なスケジューリングが可能です。
一方で、タスクの進行中に新たなタスクが発生してしまった場合に、あまりにも細かいスケジュールを設定していると柔軟な対応ができず逆効果になってしまうおそれがあります。
WBS作成段階では、突発的なタスクの発生や担当者の欠員、進捗の遅延を想定したうえで、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。また、日程的に余裕を持たせるだけではなく、突発的なタスクや欠員、他のタスクへのフォローを考慮して、担当者の決定にも余裕を持たせることが重要です。
細かすぎるタスクは入れない場合もある
タスクをあまりにも細分化しすぎると、プロジェクトの進行が冗長になってしまうおそれがあります。
すぐに完了するタスクや極端に細かいタスクに関しては思い切って一つにまとめましょう。
また、どうしても細かい作業をリストアップしなければならない場合は、成果物軸を採用してツリー形式のWBSを作成することで、細かな作業の漏れを防ぐことができます。
WBSの前にマインドマップを使って思考を整理する
プロジェクト完了のために必要なフェーズや成果物が多いほど、WBSも複雑になります。
そのような場合にはタスクの漏れも発生しやすいうえに、担当者の割り振りも雑になってしまい、全体の効率が落ちてしまうリスクも生じます。
また、手順が重要となるタスク（成果物）では、期日や担当者の配分が重要です。このため、WBSを作成する前にマインドマップを作成して、プロジェクト全体に必要なタスクや要素を整理し、全体像を把握する必要があります。
マインドマップ作成を怠ってしまうと、作業に着手する順序に狂いが出てしまったり、担当者の割り振りが不適切であったりと、不都合が生じてしまいます。結果的としてスケジュールに遅れが出てしまうことも考えられるため、プロジェクトチーム全体で意見を出し合い、マインドマップを作成してプロジェクト進行のイメージを掴みましょう。
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まとめ
本記事では、WBSについての概要や種類、WBSのメリットと作成方法について解説しました。WBSは、汎用性の高いプロジェクトの進行管理の方法であり、手軽に作成・共有できる点が魅力です。
計画段階であまり精査せずにWBSを作成してしまうと、進捗の遅れやチームワークの乱れを招いてしまう恐れがあります。このため、本記事内で指摘した注意点を踏まえたうえで作成しましょう。ぜひ本記事を参考にして、プロジェクト管理やWBS作成に役立ててください。
