Googleスプレッドシートは、Googleが提供している表計算ソフトです。オフラインで編集できたり、同時編集ができたりするなど様々なメリットがあり、近年では多くの企業が導入を図っています。
そこで本記事では、Googleスプレッドシートの概要や特徴を解説するとともに、Googleスプレッドシートの使い方を解説します。また、GoogleスプレッドシートとExcelの違いも説明しますので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：Googleスプレッドシートとは？機能や使い方、マーケティングでの活用法を解説します！
目次
Googleスプレッドシートとは？
まずは、Googleスプレッドシートの概要から説明します。Googleスプレッドシートとは、Googleが提供している表計算ソフトのことです。パソコンにインストールする必要はなく、Googleアカウントがあれば、オフラインでも使えます。その点、代表的な表計算ソフトである「Excel」はパソコンにソフトをダウンロードする必要があり、利便性に関してはGoogleスプレッドシートのほうが高いと言えます。
また、GoogleスプレッドシートはGoogleが提供しているソフトであるため、他のGoogleツールとの相性が良いです。たとえば、アクセス解析に有用なツールであるBigQueryにGoogleスプレッドシートのデータをインポートできたり、Googleキーワードプランナーのキーワードデータを、Googleスプレッドシートでダウンロードできたりします。
Googleアカウントを持っており、日頃からGoogle関連サービスを利用している場合は、ExcelよりもGoogleスプレッドシートのほうが業務効率化につなげられるでしょう。
Googleスプレッドシートの特徴
ここまで、Googleスプレッドシートの概要を解説してきました。ここからは、Googleスプレッドシートの特徴を解説します。
・ 同時編集ができる
・ オフラインでも作業できる
・ iPhoneやスマホアプリでも編集できる
・ リアルタイムで編集できる
・ 変換してダウンロードできる
・ Googleツールとの連携が可能
それぞれ順番に見ていきましょう。
同時編集ができる
Googleスプレッドシートは、複数人での同時編集が可能です。担当者ごとにGoogleスプレッドシートの業務を割り振っておくことで、大きな業務効率化につながります。また、各担当者に対する権限を変更することも可能です。Googleスプレッドシートの権限は、閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者の3つが用意されています。
編集者は、すべての編集ができる権限です。そのため、メインの担当者には編集者の権限を与えると良いでしょう。一方でクライアントなど、直接Googleスプレッドシートを編集しなくて良い人に関しては、閲覧者（コメント可）の権限がおすすめです。修正点などをコメントする形で残せるので、クライアントとの意思疎通もソフト上で図りやすくなっています。
オフラインでも作業できる
Googleスプレッドシートは、オフラインでも作業できます。Webブラウザやインターネット環境に繋がっていなくても作業できるので、環境に依存しない点は非常に有用です。
iPhoneやアプリでも編集できる
Googleスプレッドシートは、アプリ版も用意されています。そのため、iPhoneやアプリでも編集ができることが特徴です。また、スマホアプリ版でも機能が制限されているわけではなく、パソコンと同様の機能が搭載されているため、移動時間や通勤時間にも容易に編集できるようになっています。
リアルタイムで保存される
Googleスプレッドシートは、リアルタイムで編集が保存されます。1つのセルの内容を変更するだけでデータが自動的に保存されるため、保存をし忘れてしまうという事態が発生しません。また、変更前のデータや履歴も保存されるので、必要に応じて履歴からデータを修復することも可能です。
変換してダウンロードできる
Googleスプレッドシートは、PDFやWordファイル、Excelファイルなどの形式でダウンロードすることが可能です。様々なデータに変換できるので、クライアントや自社の都合に合わせて形式を選択してみましょう。
Googleツールとの連携が可能
先述したとおり、GoogleスプレッドシートはGoogleツールとの連携が可能です。Googleのその他ツールのデータをインポートしたり、Googleスプレッドシートのデータをその他ツールにインポートできたりします。
Googleスプレッドシートの使い方
Googleスプレッドシートの使い方は非常にシンプルです。以下3つの手順に従うだけで、Googleスプレッドシートを使えるようになります。
・ Googleアカウントの作成
・ 内容の登録
・ 実際にスプレッドシートを開いて使う
それぞれ順番に見ていきましょう。
Googleアカウントの作成
はじめに、Googleアカウントを作成しましょう。Googleアカウントは無料で作成できるので、Googleスプレッドシートを使うにあたって費用が必要になることはありません。また、既存のGoogleアカウントが存在する場合は、そのアカウントでもGoogleスプレッドシートを使うことが可能です。
関連記事：Googleアカウントの作成方法を画像付きで徹底解説します！
内容の登録
Googleアカウントの登録に必要な内容を登録しましょう。1点注意点があるとすれば、メールアドレスの登録です。Googleアカウントに登録するアカウント名が、そのままGメールのアドレスになります。そのため、個人法人問わず、クライアントや特定の組織において使いたい場合は、第三者に見られても問題ないアカウント名で登録するようにしましょう。
実際にスプレッドシートを開いて使う
Googleアカウントを作成できたら、実際にGoogleスプレッドシートを開いて使ってみましょう。基本的には、Googleスプレッドシート自体が表計算ソフトであるため、関数などを用いた表計算に有用です。
しかし、表計算以外にも様々な使い道があります。たとえば、請求書の作成です。セルを結合したり、枠線などを活用したりすることにより、クライアントに提出する請求書を作成できます。インターネット上には請求書のテンプレートサービスが多数用意されているものの、それらはあくまでテンプレートです。
そのため、ときにはカスタマイズしたいことがあっても、自社の思いどおりのフォーマットにはならないケースも考えられます。
そのような場合にGoogleスプレッドシートを使うことで、自社が想像するとおりのフォーマットで請求書を作成できます。当然ながら、請求書以外にも見積書として活用したり、納品書のフォーマットを作成したりすることも可能です。
上記はあくまで一例であるため、Googleスプレッドシートをまずは開いてみて、自社の中で都合の良い使い方をしてみてはいかがでしょうか。
GoogleスプレッドシートとExcelの違い
ここまで、Googleスプレッドシートの概要や使い方を解説してきました。そのうえで、GoogleスプレッドシートとExcelの違いが気になる方は多いのではないでしょうか。結論、GoogleスプレッドシートとExcelには以下のような違いがあります。
・ 同時に編集できるかどうか
・ Webコンテンツとして公開できるか
・ 保存作業が必要であるか
上記の違いは、あくまで一例です。加えて、Webコンテンツとして公開できるかという違いも挙げられます。
Googleスプレッドシートは、Webアプリケーションの一部です。そのため、GoogleスプレッドシートをそのままWebコンテンツとして公開することができます。HTMLの書き出しも必要ないため、必要な手順に沿って進めるだけで公開可能です。したがって、第三者への共有も非常に容易であると言えるでしょう。
ただし、基本的にExcelは、表計算を行うためだけに活用されるツールです。そのため、表計算自体の有用性はExcelのほうが高いケースが多く、複雑な表計算処理の速度はExcelのほうが早いケースも多いです。
GoogleスプレッドシートとExcelはどちらがおすすめ？
上述したとおり、GoogleスプレッドシートとExcelには複数の違いがあります。それぞれは目的によって使い分けるのがおすすめです。複雑な表計算処理を、スピード感を持って行いたい場合はExcel一択だと捉えて問題ありません。
しかし、担当者が複数人いたり、オフラインで作業したりする場合にはGoogleスプレッドシートがおすすめです。自社の状況や表計算ソフトを使う目的を鑑みて、必要に応じてそれぞれを使い分けましょう。
まとめ
本記事では、Googleスプレッドシートについて解説をしました。Googleスプレッドシートは、Googleが提供している表計算ソフトであり、リアルタイムで編集できる機能や、Googleツールとの連携が可能です。Googleアカウント1つあれば使えるので、導入において難しい点はありません。
Googleスプレッドシートが有用だと感じている場合は、Googleアカウントを作成することから始めてみてはいかがでしょうか。
