展示会出展におけるアフターフォローは、ビジネスチャンスを最大化するための重要な施策です。多くの企業が展示会中に名刺交換やブース来場者との対話に注力しますが、実際の成果は展示会後のフォローアップにかかっています。
展示会では、多くの来場者が情報収集を目的としているため、即座に商談に結びつくケースは限られています。しかし、適切なアフターフォローを行うことで、潜在的な顧客を案件化につなげる可能性が高まります。
効果的なアフターフォロー戦略には、以下の要素が含まれます。
●迅速な対応: 展示会直後にお礼のメールを送付し、興味を示した製品やサービスについて再度情報提供を行います。
●セグメンテーション: 来場者を興味度や購買可能性に応じて分類し、それぞれに適したアプローチを行います。
●継続的なコミュニケーション: メールマガジンやセミナー案内など、定期的に有益な情報を提供し、関係性を維持します。
●フォローアップミーティング: 高い関心を示した来場者には、個別の商談や製品デモンストレーションの機会を設定します。
●データ管理: CRMツールを活用し、各リードの状況や対応履歴を適切に管理します。
展示会フォローを成功させるためには、事前の準備が不可欠です。アンケートやヒアリングシートを用意し、来場者の具体的なニーズや予算、導入時期などの情報を収集することで、効果的なフォローアップが可能となります。
また、マーケティングオートメーションツールを活用することで、個々の顧客の興味や行動に応じたパーソナライズされたフォローが可能となり、案件化の確率を高めることができます。
展示会フォローは一度きりではなく、中長期的な視点で継続的に行うことが重要です。顧客のニーズが顕在化したタイミングで即座にアプローチできるよう、常に最新の情報を把握し、関係性を維持することが成功への鍵となります。
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目次
アフターフォローの重要性
BtoBの製品やサービスは検討期間が長期にわたるため、展示会では数多くの商談や名刺を獲得した後、受注につなげるために重要なのがアフターフォローです。展示会フォローの成否が、その後の営業活動の効果を大きく左右します。
来場者の多くが情報収集を目的としているため、すぐに商談に繋がるのは獲得したリードのうちの一部となります。その他の多くのリードに対して、マーケティングで継続したアフターフォローをしていくことが必要です。展示会フォローを通じて、見込み客との関係性を構築し、信頼を醸成していくことが重要です。
継続的に展示会フォローを行うことで、ニーズが顕在化した際に即座にアプローチし、案件化につなげていくことができるのです。また、フォローを通じて得られた情報は、営業活動の質を向上させる貴重な資産となります。
効果的な展示会フォローには、以下のような要素が含まれます。
・迅速な初期対応: 展示会直後のお礼メールや資料送付
・個別化されたアプローチ: 各リードの興味や課題に合わせたコミュニケーション
・定期的な情報提供: ニュースレターやホワイトペーパーの配信
・適切なタイミングでの再接触: 展示会から一定期間後のフォローアップ
これらの展示会フォロー施策を通じて、潜在顧客との接点を維持し、ビジネスチャンスを逃さないようにすることが重要です。適切なフォロー戦略を立て、実行することで、展示会での投資を最大限に活かし、長期的な営業成果につなげることができるのです。
アフターフォローのプロセス
展示会が終わった後に、アフターフォローをどのように行うのか考え始めていたら、他社にアポイントや商談を先行されてしまい、適切なタイミングを失ってしまいます。効果的な展示会フォローを行うためには、事前の準備が不可欠です。
展示会が始まる前に、アフターフォローの具体的な計画を立てておくことが重要です。この計画には、獲得したリードの管理方法、フォローアップの優先順位付け、そしてフォローアップの具体的なアクションなどが含まれます。
展示会フォローの成功には、以下のような要素が重要となります。
・リードの適切なセグメンテーション
・効果的なアンケートやヒアリングの実施
・タイムリーなお礼メールの送付
・展示会で得た情報の迅速なデータ化
・セールスチームとの円滑な情報共有
これらのステップを事前に計画し、展示会中および展示会後に実行することで、効果的なアフターフォローが可能となります。特に、展示会フォローにおいては、獲得したリードの質や興味度合いに応じて、適切なアプローチを選択することが重要です。
また、展示会フォローの過程で得られた情報を活用し、継続的なマーケティング活動につなげることも忘れてはいけません。これにより、長期的な顧客関係の構築や、将来的な商談機会の創出が可能となります。
効果的な展示会フォローを実現するためには、マーケティングチームとセールスチームの連携が不可欠です。両者が協力して戦略を立て、実行することで、展示会で獲得したリードを最大限に活用し、ビジネスの成長につなげることができるでしょう。
①展示会後のフォローを設計する
展示会フォローを効果的に行うには、事前の計画が重要です。まずは展示会で獲得したリードをどのようにセグメントするか決めておきます。セグメントの基準として、案件化の可能性、リード期間、導入時期、決裁権限の有無、興味関心の度合いなど複数の判断項目を設けるとよいでしょう。
展示会フォローの効率化のため、マーケティングオートメーションを活用し、判断項目によってスコアリングを行い、優先順位を決定する方法も効果的です。セグメントのルールと方法を決めたら、それぞれのセグメントに対して具体的なフォローアクションを設定します。
例えば、興味関心の度合いを3段階で分類し、以下のようなフォロー方法を設定できます。
・興味関心の強いリード：フィールドセールスへ引き継ぎ、展示会終了直後にアポイントを獲得する
・興味関心のあるリード：インサイドセールスへ引き継ぎ、一定期間以内に架電する
・興味関心のないリード：マーケティング部門でセミナー招待やメルマガ配信によるナーチャリングを行う
展示会フォローにおいて、フィールドセールスやインサイドセールスにリードを引き継ぐ際には、各セールス部門のリソースを事前に確認することが大切です。展示会以外の商談や問い合わせ対応など、通常業務と並行して行うため、必要に応じてフォロー期間中のリソースをあらかじめ確保しておくことをおすすめします。
また、展示会フォローの成功率を高めるには、獲得したリードの詳細な情報が不可欠です。そのため、アンケートやヒアリングシートを事前に準備し、展示会中に来場者から必要な情報を収集することが重要です。これにより、フォロー時により的確なアプローチが可能になります。
効果的な展示会フォローの設計により、リードの質に応じた適切なアプローチが可能となり、最終的に高い成約率につながります。事前の準備と計画が、展示会後の成果を大きく左右することを忘れずに、綿密なフォロー戦略を立てましょう。
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②アンケートやヒアリングの項目を決める
展示会でのフォローを効果的に行うためには、リードの詳細な情報収集が不可欠です。そのために、アンケートシートやヒアリングシートを作成し、展示会中の来場者とのコミュニケーションに活用します。これらのシートは、アフターフォローの基盤となる重要なツールです。
効果的なアンケートやヒアリングを実施するには、BANT情報の把握が重要です。BANTとは、Budget（予算）、Authority（決裁権）、Needs（必要性）、Timeframe（導入時期）の頭文字を取った略語で、見込み客の質を判断する際の重要な指標です。
以下に、BANTに基づいた具体的な設問・回答項目の例を示します。
・Budget（予算）：設問例：「導入の想定はどのようなものですか？」、回答項目：新規導入、リプレイス、予算規模など
・Authority（決裁権）：設問例：「ご所属の部署と役職を教えてください。」、回答項目：役員・事業部長、課長・係長、主任・一般など
・Needs（必要性）：設問例：「現在、どのような課題をお持ちですか？」、回答項目：人材不足、コスト高騰、業務効率化など
・Timeframe（導入時期）：設問例：「導入検討の時期はいつ頃をお考えですか？」、回答項目：3か月以内、半年以内、半年以上など
これらの項目に加えて、展示会特有の質問も含めると良いでしょう。例えば、「今回の展示会で最も興味を持った製品・サービスは何ですか？」や「具体的にどのような情報をお求めですか？」などの質問を追加することで、より詳細な情報を収集できます。
また、アンケートやヒアリングの効率を上げるために、回答項目は選択式にし、チェックボックスで簡単に記入できるようにしておくことをおすすめします。これにより、展示会という限られた時間の中で、素早く正確な情報収集が可能になります。
展示会フォローの成功は、これらのアンケートやヒアリングで得られた情報を、いかに効果的に活用するかにかかっています。収集した情報は、セグメンテーションやフォローアップの優先順位付けに直接活用できるため、慎重に設計することが重要です。
最後に、プライバシーに配慮し、個人情報の取り扱いについての同意を得ることも忘れずに。これにより、法令遵守とともに、来場者との信頼関係構築にも繋がります。
関連記事：BANT（BANT条件）をBtoBにおける営業活動に活用するには？
また、素早く顧客情報を記入・セグメントできるように、回答項目は選択式にし、チェックできるようにしておきます。
③展示会後に送付のメールを作成する
展示会後のフォローにおいて、お礼メールの送付は重要なステップです。効果的なフォローアップを行うため、展示会の前にメールを作成しておくことをおすすめします。多くの企業が来場者へお礼メールを送るため、自社のブースを明確に想起させる工夫が必要です。お礼メールの主な構成と例文を以下に示します。
・ブースへの来訪に対する感謝の言葉
・展示した製品・サービスの要点を再確認
・詳細情報が掲載された自社WEBサイトのURL
・メール配信停止のオプション
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件名：
【株式会社〇〇〇】ABC展示会ご来場のお礼
本文：
●●●株式会社
▲▲▲部 ■■様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇〇の□□と申します。
先日はご多用の中、ABC展示会にて、
当社のブースへお立ち寄りいただき誠にありがとうございます。
当日は、弊社サービスについてご案内させて頂きました。
限られた時間でのご案内でございましたので、
弊社サービスについて改めてご案内させて頂きます。
弊社サービスは、主な特徴として3つあります。
①（一つ目の特徴を紹介）
②（二つ目の特徴を紹介）
③（三つ目の特徴を紹介）
活用事例やお役に立てる資料等、弊社のWEBサイトでご紹介しておりますので
ご興味がありましたらご覧いただければと思います。
【URL】
詳細の説明やデモのご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。
いくつか候補日をご提示いただけましたら、その中からご調整いたします。
どうぞ今後ともよろしく申し上げます。
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効果的なフォローアップを行うためには、メールの内容を個別化することが重要です。展示会で収集した情報を活用し、来場者の興味や課題に合わせたコンテンツを提供しましょう。また、メールの送信タイミングも考慮し、展示会終了後すぐに送信することで、記憶が新しいうちにアプローチすることができます。
さらに、メールの開封率を上げるために、件名は簡潔で興味を引くものにしましょう。本文では、展示会での会話を思い出させるような具体的な言及を入れることで、より個人的なつながりを感じさせることができます。
また、フォローアップの次のステップとして、具体的なアクションを提案することも効果的です。例えば、詳細な商品説明やデモンストレーションの予約、関連するウェビナーへの招待など、来場者の興味に応じた提案を行いましょう。
最後に、メールマーケティングツールを活用することで、開封率やクリック率などの指標を測定し、フォローアップの効果を分析することができます。これらのデータを基に、継続的にメールの内容や送信タイミングを最適化していくことが、長期的な展示会フォローの成功につながります。
④展示会中にアンケートを取り、ヒアリングを行う
展示会中は、事前に準備したアンケートシートやヒアリングシートを活用し、来場者から詳細な情報を収集します。効果的な展示会フォローのために、来場者との対話を通じて、製品やサービスへの興味関心度合いを把握することが重要です。
アンケートでは、BANTに基づいた質問項目を中心に、来場者のニーズや課題を明確にします。ヒアリングの際は、オープンな質問を交えながら、来場者の具体的な状況や要望を引き出すよう心がけましょう。
また、展示会ブースでの対応時には、来場者の反応や表情にも注目し、非言語情報も含めた総合的な評価を行います。これにより、展示会後のフォロー戦略をより精緻化することができます。
さらに、展示会中のアンケートやヒアリングでは、来場者の業界動向や競合他社の情報など、マーケティング戦略に活用できる情報も収集しましょう。こうした情報は、展示会フォローだけでなく、今後の営業活動や製品開発にも役立ちます。
展示会終了後のフォローアップを見据え、アンケートやヒアリングの結果はその場で可能な限りデジタル化しておくと、迅速な展示会フォローにつながります。タブレットなどのデバイスを活用し、リアルタイムでデータ入力を行うことで、展示会後の作業効率も大幅に向上します。
⑤名刺をスキャン、アンケート・ヒアリング結果はデータ化
展示会で獲得した名刺は迅速にスキャンし、アンケートシートやヒアリングシートの結果はデータ化することが重要です。また、バーコードリーダーで取得したリード情報も整備しておきましょう。効果的なフォローのために、CRM・SFAツールにインポートしやすいよう、あらかじめ取り込む項目を決めておくとよいでしょう。特にバーコードリーダーで獲得した情報は、アンケート項目と異なり自社にとって有用な情報が限られるため、展示会前にどの情報が提供されるのか確認し、どの項目を取り入れておくか決めておきます。データクレンジングや名寄せ作業がどのくらい必要になるか、事前に確認できるとよいでしょう。
アンケート・ヒアリング結果は、見込み高いリードをフィールドセールスやインサイドセールスへ共有する重要な情報となります。そのため、素早くデータ化し共有できる状態にしておくことが大切です。展示会フォローの効率を上げるために、デジタルツールを活用してデータ入力や整理を行うことをおすすめします。
展示会終了後のフォロー作業を円滑に進めるためには、データの質と量が重要です。アンケートやヒアリングで得た情報を、展示会中にタブレットなどでリアルタイムに入力することで、データの正確性と即時性を高めることができます。また、名刺管理アプリを使用することで、名刺情報を瞬時にデジタル化し、CRMシステムと連携させることも可能です。
さらに、展示会フォローの効果を最大化するために、獲得したデータを分析し、リードの優先順位付けを行うことをお勧めします。例えば、興味関心の度合いや予算、導入時期などの情報を基にスコアリングを行い、高スコアのリードから順にフォローしていくことで、効率的な営業活動につなげることができます。
⑥展示会後のフォローを実行する
①～⑤のステップを経て、展示会終了後は事前に決めたセグメントに従ってリードを分類します。フォローアップを効果的に行うため、フィールドセールスやインサイドセールスへ、リードと詳細な情報を迅速に共有することが重要です。展示会フォローの成功には、この情報共有のスピードが鍵となります。
また、お礼メールは展示会直後に送付できるよう準備しておきます。CRM・SFAツールにリード情報をインポートし、事前に作成しておいたメール文面を設定して送信します。このお礼メールは展示会フォローの第一歩であり、顧客との関係構築に重要な役割を果たします。
展示会フォローの次のステップとして、セグメントごとに異なるアプローチを行います。例えば、興味関心の強いリードには営業担当者が直接コンタクトを取り、展示会で話した内容を踏まえた提案を行います。一方、興味関心が中程度のリードには、関連する資料や事例を送付し、さらなる興味喚起を図ります。
また、長期的な展示会フォロー戦略として、定期的なニュースレターの配信やウェビナーの案内など、継続的なコミュニケーションを維持することが大切です。これにより、顧客の潜在的なニーズを掘り起こし、将来的な商談につなげることができます。
展示会フォローの効果を最大化するには、各アクションの結果を細かく分析し、次回の展示会や営業活動に活かすことが重要です。例えば、どのようなフォロー方法が最も反応が良かったか、どのタイミングでアプローチすると商談につながりやすいかなどを検証し、継続的に改善を図ることで、より効果的な展示会フォロー体制を構築できます。
アフターフォローはお礼メールを送った後
展示会で獲得したリードの大半は、マーケティング部門によるナーチャリングを通じて案件化へと導いていきます。この過程において、効果的なメールマーケティングが極めて重要な役割を果たします。展示会のフォローアップとして、関連するセミナーを企画したり、有益なホワイトペーパーを送付したりすることで、見込み顧客の次のアクションを促進します。
こうしたフォローアップを効率的に実施するには、マーケティングオートメーションツールの活用が有効です。このツールを使用することで、送信したメールに対する見込み顧客の反応（クリックなど）を追跡し、その情報を顧客データと紐づけることが可能になります。さらに、見込み顧客のウェブサイト上での行動履歴を蓄積することで、より詳細な顧客インサイトを得ることができます。
展示会フォローの一環として送信するメールコンテンツは、見込み顧客にとって真に価値のある情報でなければなりません。例えば、展示会で紹介した製品やサービスに関する詳細な技術情報、業界のトレンド分析、あるいは成功事例などが考えられます。こうした有益なコンテンツを提供することで、見込み顧客とのタッチポイントを増やし、信頼関係を構築していくことが可能となります。
また、展示会フォローのプロセスにおいて、リードスコアリングの手法を取り入れることも効果的です。例えば、メールの開封率やクリック率、ウェブサイトの訪問頻度などの指標に基づいてスコアを付け、高スコアのリードに対してはよりパーソナライズされたフォローアップを行うといった戦略が考えられます。
さらに、展示会フォローの一環として、ソーシャルメディアを活用したエンゲージメント戦略も検討に値します。LinkedInなどのビジネス向けSNSを通じて、展示会で接点を持った見込み顧客とつながり、継続的に情報発信を行うことで、長期的な関係構築につなげることができます。
最後に、展示会フォローの効果を最大化するためには、営業部門とマーケティング部門の緊密な連携が不可欠です。両部門が定期的に情報を共有し、フォロー状況や見込み顧客の反応などについて意見交換を行うことで、より効果的なアプローチが可能となります。こうした部門間連携を通じて、展示会で獲得したリードを着実に案件化へと導いていくことができるのです。
まとめ
BtoBの製品やサービスは検討時間が長期にわたるため、展示会では数多くの商談や名刺を獲得した後の、案件化につなげるために重要なのがアフターフォロー。展示会フォローは、ビジネスチャンスを逃さないための重要な取り組みです。
展示会で獲得したリードをどのようにセグメントするか決め、さらにそれぞれセグメントされたリードに対し、どのようにアクションを行うのか決める。これにより、効果的な展示会フォローが可能となります。
アフターフォローに活用するアンケートシートやヒアリングシートを作成する際には、BANT情報を把握できるような項目を入れる。展示会フォローの精度を高めるためには、詳細な情報収集が欠かせません。
獲得したリードのほとんどはマーケティングでナーチャリングを行う。展示会後に送信するメールコンテンツは見込み顧客にとって有用な情報であることが重要。継続的な展示会フォローにより、顧客との関係性を強化できます。
展示会フォローの一環として、お礼メールの送付は必須です。その際、自社の製品やサービスの特徴を再度アピールし、顧客の記憶に残るようにしましょう。
フィールドセールスやインサイドセールスとの連携も、効果的な展示会フォローには欠かせません。リードの優先順位に応じて、適切な部門へ引き継ぐことが重要です。
マーケティングオートメーションツールを活用することで、効率的かつ効果的な展示会フォローが可能になります。顧客の行動履歴を分析し、最適なタイミングでアプローチすることができます。
長期的な視点で展示会フォローを行うことが、最終的な案件化につながります。一度のコンタクトで終わらせず、継続的なフォローアップを心がけましょう。
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