日々、忙しく過ごしていると、重要な予定を忘れてしまったり、やらねばならないタスクを忘れてしまったりすることもあるでしょう。スケジュール管理やタスク管理に悩む方におすすめしたいのが、期日前に通知をすることでうっかり忘れを防止してくれるリマインダーツールです。
今回は、リマインダーの活用メリットや便利な使い方、iPhoneやAndroidスマホの設定方法などについてご説明します。
目次
リマインダーとは
リマインダーツールの活用法を知る前に、まずは、リマインダーの意味から確認していきましょう。
リマインダーとは
リマインダーは、英語で「reminder」と表記し、思い出させる物や人という意味合いを持つ単語です。昨今では、パソコンやスマートフォンなどの予定を思い出させる機能を備えたツールをリマインダーと表現する機会も増えています。
また、リマインダーに似た言葉に「リマインド」があります。リマインダーは、何かを思い出させる人や物を指しますが、リマインドは思い出させる行為を指す単語です。例えば、会議の出席者に対し、メールで開催日時を再通知し、忘れないように知らせる行為はリマインドと言います。
したがって、リマインダーは自分や誰かに対しリマインドをしたい場合に利用できるツールであるとも言えるでしょう。
関連記事：リマインドとは？ビジネスでの意味や正しい使い方、例文を解説します
リマインダーの例文
リマインドとリマインダーをしっかり使い分けられるよう、リマインダーを使った例文をいくつかご紹介します。
・レポートの提出期限を忘れないように、リマインダーを設定しておこう。
・iPhoneのリマインダー機能を使って、クライアントの訪問日時を登録しておこう。
・リマインダーの通知のおかげで、タスクを期日までに仕上げられた。
また、リマインドは次のように利用します。
・明日の歓迎会の場所についてみんなにリマインドしてもらえますか？
・次のミーティングのテーマを、メンバーにメールでリマインドしてください。
関連記事：ビジネスメールの正しい書き方とは？短時間でマスターできる基本を解説！
リマインダー活用のメリット
リマインダーは、予定を思い出させるツールであり、リマインダーを活用すると次のような効果を期待できます。
ダブルブッキングの回避
忙しいとスケジュールの管理が難しくなり、同じ日時に複数のアポイントを入れてしまうケースがあります。リマインダーを活用すれば、予定を入力する際に先約が入っていることに気づきやすくなるため、ダブルブッキングを回避できます。
複数タスクの進行
仕事をするうえでは、期日の異なる複数のタスクを同時に進行しなければならないケースもあるでしょう。リマインダーはタスク管理にも便利なツールです。
リマインダーでは、タスクを登録するとともに優先順位や重要度ごとに異なる通知を設定することができます。取り組むべき順番ごとにアラートを表示させるようにすれば、効率よく、かつ漏れなくタスクを処理できるようになるでしょう。
時間管理の向上
リマインダーには、繰り返し通知する機能もあります。毎日しなければならないこと、毎週しなければならないことなどがあれば、決まった時間に通知を表示させるような設定が可能です。
忙しいときでもリマインダーが表示されるため、するべきことを忘れずに実行できるとともに、ルーティンワークの実行習慣を身につけることができます。行動が習慣化でき、無駄なく動けるようになれば、時間を有効的に使えるようになるでしょう。
関連記事
・リソースとは？ビジネスでの意味や種類を一挙に解説
・プロセスとは？ビジネスシーン、IT分野などでの意味を簡単に
・リスクヘッジとは？ビジネスにおける意味とやり方
リマインダーの活用方法（ビジネス）
では、ビジネスシーンではリマインダーをどのように活用できるでしょうか。リマインダーの便利な活用法を4つご紹介します。
スケジュール管理
リマインダーにスケジュールを登録していると、予定が近くなったときにスマートフォンの画面に通知が表示されます。通知スケジュールも1日前、1時間前など、自由に設定できるため、時間に遅れることなく行動ができるでしょう。また、余裕をもってスケジュールを確認できれば、事前の準備もしやすくなり、万全の体制を整えて面談や会議などに臨むことが可能です。
タスク管理
リマインダーにタスクの登録をし、優先順位や重要度を登録すれば、タスクの管理もしやすくなります。やるべきことが明確になるため、効率的に業務を進められるようになるでしょう。
完了したタスクをリマインダーのリストから外すと、まだ対応していないタスクだけが表示されます。そのため、リマインダー登録をするとタスクの対応忘れを防ぎ、確実な処理が実現可能です。
電話のかけ直しなど顧客フォロー
顧客に電話をしても、1回で通話ができるとは限りません。多忙な担当者と確実に話しを進めるためには、通話ができるタイミングを逃さずに連絡を入れる必要もあるでしょう。
外出していて16時ごろに帰社する場合や、出張のために不在で2日後に出社するといった情報を得られるケースでは、リマインダーはその高い効果を発揮します。顧客のスケジュールに合わせてリマインダー登録をしておけば、電話のかけ直しを忘れないため、ビジネスチャンス逸失を防ぐことが可能です。
関連記事：テレアポとは！ビジネスにつなげるために成功させる方法を解説！
プロジェクトなどのチーム連携
リマインダーはチームの連携にも役立ちます。グループで利用できるリマインダーを活用すれば、進捗管理やミーティングなどの情報の共有が可能です。
プロジェクトを成功させるためには、チームの結束が大切であり、メンバー同士がタスクの進捗を把握しながら作業を進められれば、スムーズなプロジェクト運営につながると期待できるでしょう。
関連記事
・マインドマップの書き方と無料おすすめツールを紹介
・ガントチャートとは。作り方や基本的な意味を解説！
・WBSとは！プロジェクト管理上で重要な指標の作成手法をご紹介！
・ディレクションとは？意味や仕事内容を解説
リマインダーツールの例
iPhoneやAndroidスマホで利用できる便利なリマインダーアプリをご紹介します。それぞれの特徴や機能をご紹介しますので、ぜひ自分に合ったリマインダー選びの参考にしてください。
リマインダー（iPhone）
iPhoneには、標準アプリとしてリマインダーが搭載されています。iPhoneのリマインダーには、タスクの中にさらにタスクを作る、サブタスクの作成が可能です。例えば、クライアントとの打ち合わせがあった場合に必要となる資料や前回の打ち合わせ時の要望、今回の提案のポイントなど、詳細なタスクをサブタスクとして登録できます。サブタスクもスケジュールに落とし込めば、当日までの準備がスムーズになるでしょう。
また、iPhoneのリマインダーは指定の場所に近づいたときにタスクを表示できる、場所を指定した登録も可能です。
Google ToDoリスト
Google ToDoリストは、Googleが提供するタスク管理ツールです。スマートフォンとパソコンの両方で利用でき、リマインダー機能も使用できます。
Google ToDoリストもiPhoneのリマインダーと同様にサブタスクの設定が可能です。また、期限設定と通知機能の両方でタスク管理ができる点もGoogle ToDoリストの特徴だと言えます。
加えて、Google ToDoリストは、GmailやGoogleカレンダー、Googleアシスタント、Chat、Googleドキュメント、スプレッドシートなどからもタスクの作成や管理が行えるため、シームレスな活用が可能です。Google ToDoリストはビジネスでGoogleが提供するアプリを利用する機会が多い方にとって非常に使いやすいツールだと言えるでしょう。
関連記事
・Googleスプレッドシートとは？使い方や特徴、Excelとの違いについて解説！
・GAS（Google Apps Script）とは？活用シーンと基本操作方法
Evernote
Evernoteは、パソコンでもスマートフォンでも利用できるメモアプリです。スマートフォンで作成したメモをパソコンから編集も可能で、ToDoリストの作成もできます。作成したノートやタスクにリマインダーを設定する機能も搭載。複数人でメモの共有もできるため、プロジェクトメンバーや組織単位での利用が可能です。
無料プランで利用できるのはノートの作成やToDoリストの作成によるタスク管理などの機能で、リマインダー機能を利用する場合や複数人でノートを共有する場合は有料プランの契約が必要になります。
関連記事：Evernote（エバーノート）の使いこなし方を解説！特徴と活用例も！【イメージ付き】
Slack
Slackは、チャットやタスク管理、ファイルの共有など、さまざまな情報をリアルタイムに集約し、メンバー間のコミュニケーションが図れるツールです。メンバー全員でチャット内のメッセージを確認できるほか、その他のさまざまなサービスと連携させたカスタマイズができるためビジネスシーンにおける活用が進んでいます。
Slackにはリマインダー機能も搭載されており、自分用のリマインダーも設定できますが、チャンネルの参加メンバーに特定の日時に通知を送信するチャンネルリマインダーの機能も利用可能です。
Slackには無料プランもありますが、有料プランになると連携できるアプリの数の制限もなくなり、外部の人と連携した共同作業も可能になります。
Notion
Notionは、メモやプロジェクト管理、スケジュール管理などさまざまなツールを１つにまとめたアプリです。ビジネスで利用する機能が集約されているため、オールインワンワークスペースやオールインワンツールなどとも呼ばれています。
Notionにもリマインダー機能があり、指定した時間に通知することが可能です。また、複数のメンバーを指定して通知をしたり、グループを指定して通知したりすることもできます。
Notionには4つのプランがあり、個人で利用する場合は無料プランを利用できますが、組織内で利用する場合は、さまざまな機能が追加される有料プランの方がおすすめです。
関連記事：NotionAIとは？使い方やできること、使用時の注意点を解説
リマインダーツールの設定方法
リマインダーツールをご紹介してきましたが、それぞれのツールをiPhoneやAndroidスマホで使用する場合の具体的な設定方法についてご説明します。
リマインダー（iPhone）
1. iPhoneのリマインダーアプリを起動させ、左下にある新規のアイコンをタップします。
2. 新規リマインダーにタイトルやメモを入力し、詳細部分から日付度時刻を設定し、右上の追加ボタンをクリックします。
3. 早期リマインダーをタップし、通知をしたい時間を指定すれば1時間前や1日前といったように、任意の時間にアラートを表示させることも可能です。
Google ToDoリスト
1. Googleカレンダーのアプリを開き、画面下部の「＋」アイコンをタップし、タスクを選択します。
2. タスクを入力し、通知をしたい日時を入力し、保存をタップします。
3. カレンダー上にリマインダーが表示されます。
Evernote
1. 新規作成からノートをクリックし、ToDoリストを作成します。
2. 有料版で利用可能なタスク管理機能を使って日時を設定する場合は、画面下部のリマインダーのアイコンをタップし、通知をしたい日時を設定しましょう。
Slack
1. 自分へのリマインドの場合は、メニューバーから「…」「リスト」「＋」の順にタップします。
2. リストに名前を付け、説明を追加して「完了」をタップし、リストを作成します。
3. リストの右上にある「＋」アイコンをタップし、リマインダーの日時を選択して「保存」をタップします。
4. チャンネルリマインダーを作成する場合は、チャンネルまたはDMからメッセージフィールドをタップします。
5. メッセージフィールドに[/remind[#チャンネル][何を（日本語可）][任意:いつ（英語）]と入力します。
6. メッセージを送信し、リマインダースケジュールを設定します。
Notion
1. ページ上に＠リマインドまたは＠remindと入力し、日付と時刻を入力します。
2. リマインダーが設定されると設定された日時をまだ迎えていない場合は青文字で表示されます。ちなみに、設定日時を過ぎた場合は、赤文字での表示となります。
3. 設定したリマインダーをクリックし、カレンダーウィンドウを開けば、リマインダーを受け取るタイミングを設定することが可能です。たとえば1時間前など、詳細な設定ができます。
まとめ
iPhoneやAndroidスマホで利用できるリマインダーツールを使えば、事前にスマホに通知がなされるため、スケジュール管理をしやすくなり、アポイントの日時やタスクの対応期限などを失念する恐れがなくなります。また、組織内で利用できるリマインダーツールを活用すれば、自分のスケジュールやタスクの管理だけでなく、チーム全体でタスクの進捗を管理しやすくなり、効率よく業務を進められるようになるでしょう。
まだリマインダーツールを活用していないようであれば、スケジュールやタスク管理の手間を軽減し、業務の生産性を高めるツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
