ビジネスシーンにおいて、お礼を伝える場面や感謝を伝える場面は多くあります。対面であれば、すぐにでも言葉でお礼の気持ちを伝えられますが、メールで伝えなければいけない場合、「文章で丁寧に伝えるのは難しい」と頭を悩ませる人は多いのではないでしょうか？
メールのような文章だと、感謝の気持ちを伝えたくても思うように伝えられなかったり、気持ちがきちんと相手に伝わるのかといったことが不安になったりします。また、自分では丁寧に送ったつもりでも、読んだ相手は良い印象を受けられないメールになってしまうことも少なくありません。
本記事では、ビジネスにおけるお礼メールの重要性や書くときのポイント、さまざまなシーンで使えるメール文例を解説します。「どのように文章を作成してメールを送ればいいのだろうか」とお悩みの際は、この記事を読むことで相手に好印象を与えるメールを送ることができます。
目次
ビジネスにおけるお礼メールの重要性
お礼メールは重要なコミュニケーションツールの１つで、単なるマナーとしての役割だけでなく、仕事上のパートナーや顧客との信頼関係の構築にも繋がります。以下では、その重要性について詳しく見ていきましょう。
信頼関係の構築に繋がる
お礼メールは、仕事上でのパートナーや顧客との信頼関係を築く上で重要な役割を果たします。感謝のメッセージを受け取ることで、相手が自分の仕事や協力に対して真剣に取り組んでいると感じます。これにより、相手への信頼が高まり、将来的な取引や協力の可能性が広がるのです。
また、受け取った側も、お礼の返信や感謝の意を示すメールを送ることで、お互いの関係性を深めることができます。そのため、より良いビジネスパートナーシップの基盤を築く上で非常に重要なものとなります。
送るだけでは意味がない
お礼メールを送ることは大切ですが、ただ送るだけでは意味がありません。内容や表現にも注意が必要です。正しい言葉を使い、相手に感謝が伝わる内容であることが重要です。
まず、相手がどのような協力をしてくれたのか、具体的な行動や貢献を振り返り、それに感謝の気持ちを込めてお礼を伝えましょう。また、相手に対してどのような影響を受けたのか、自分の気持ちや感想を率直に述べることも重要です。ただ感謝するだけではなく、相手に対して自分の心情を伝えることで、より深い絆を築くことができます。
さらに、言葉遣いや表現にも気を配る必要があります。丁寧な敬語を使い、相手の立場や貢献を尊重する言葉を選ぶことが重要です。冷たい印象を与えないように、温かみのある言葉や感謝の言葉を積極的に使いましょう。
お礼メールは、相手に対する感謝の気持ちを伝えるだけでなく、関係性をより強固なものにすることにも繋がります。正しい言葉遣いや表現を使い、相手の貢献に対する感謝の気持ちを伝えることで、相手との絆をさらに深めることができます。
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お礼メールを書く時のポイント
お礼メールを書く際には、いくつかのポイントに注意することが重要です。単なる形式的なメールではなく、相手に真心と感謝の気持ちが伝わるようなメールを送るためには、以下のポイントを押さえましょう。
● できる限り早いタイミングで送る
● 定型文を送らないようにする
● 気持ちや感情を盛り込む
● 件名はわかりやすく簡潔にする
● 「取り急ぎお礼まで」のフレーズは使わない
できる限り早いタイミングで送る
お礼メールを送る際には、できるだけ早いタイミングで送ることが重要です。相手に対する気持ちを早いタイミングで伝えることで、相手は自分の貢献や協力が認められたことを実感し、良好な印象を持つことができます。また、お礼の意思が鮮明に伝わり、相手との関係性を強化することにも繋がるでしょう。
ただし、内容の品質も重要です。早いタイミングでメールを急いで書くために、内容が不十分だったり、誤字や脱字が多かったりすると、相手に対する気持ちが伝わりにくくなります。早いタイミングで送ることと内容の品質を両立させるためには、予めお礼メールのテンプレートを作成したり、メール作成の練習をしたりすることが有効です。
定型文を送らないようにする
できるだけ定型文に頼らずに個別の内容を書くことも大切です。自分の気持ちをしっかりと伝えたいことを示すためにも、手間をかけて自分自身の言葉で感謝の気持ちを表現しましょう。具体的な状況や相手への感謝の理由を明確に述べることで、相手に心のこもったメッセージが伝わります。
気持ちや感情を盛り込む
冷たく形式的な文章ではなく、自分の気持ちや感情を盛り込むことが重要です。相手に対する真心や気持ちを伝えるためには、率直で温かみのある言葉を使いましょう。具体的な行動や協力に対する感謝の理由や、自分がどのように助けられたのかを具体的に述べることで、自分の感謝の気持ちが伝えられます。
件名はわかりやすく簡潔にする
件名は相手に内容が一目でわかるように簡潔に記述する必要があります。具体的な件名を付けると、相手がメールを開く前からお礼の意思を伝えることが可能です。例えば、「お礼のご連絡」といった具体的な件名を使うことで、相手がメールの目的を理解しやすくなります。簡潔な件名を付けることで、相手の関心を引きつけ、メールの開封率を高めることができます。
「取り急ぎお礼まで」のフレーズは使わない
「取り急ぎお礼まで」といったフレーズは使わないようにしましょう。このフレーズは急いでメールを終わらせる意図を含んでおり、相手に対する想いが伝わりにくくなってしまいます。代わりに、締めくくりの言葉を丁寧なものにするなどの工夫をしましょう。例えば、「改めてお礼を申し上げます」など、相手に対する丁寧な言葉を使うことで、印象を良くすることが可能です。
お礼メールの基本構成
お礼メールを効果的に書くためには、基本的な構成を理解しておくことが重要です。以下では、お礼メールの基本的な構成要素について説明します。
お礼メールの基本的な構成は以下の5つになります。
● 冒頭のあいさつ
● 名前を名乗る
● お礼を伝える
● 関連する要件があれば伝える
● 結びの言葉
冒頭のあいさつ
お礼メールを始める際には、冒頭で相手に対するあいさつを行います。相手の名前や役職に敬意を払い、例えば「〇〇様」といった形式で始めることが一般的です。また、メールの文体やトーンも相手との関係性や状況に応じて適切に選びましょう。例えば、ビジネス上の相手に対しては丁寧な表現を使い、友人や親しい関係の相手に対しては軽やかな表現を用いることが適切です。
名前を名乗る
名前を明示することは、お礼メールの基本的な要素です。相手が自分の名前を覚えていない場合や、初対面の場合でも、自分の名前を明確に伝えることで相手に安心感を与えることができます。例えば、「私は〇〇と申します」と名前を明記することで、相手は自分が誰からのお礼メールなのかを確認できます。また、ビジネスの場では、所属会社や役職も併せて伝えることが望ましいです。これにより、相手はメールの信頼性や重要性を判断しやすくなります。
お礼を伝える
お礼メールの中心部分は、もちろんお礼の内容です。具体的に相手に対してどのようなお礼を述べるのかを明確に伝えましょう。相手が提供したサポートやアドバイスに感謝の気持ちを述べるだけでなく、そのサポートやアドバイスが自分にとってどれほど有益であったかを具体的に説明することが大切です。
例えば、具体的なアドバイスの助けによりプロジェクトが順調に進行し、結果的に良い成果を出すことができた場合、その成果や効果について具体的に触れ、相手の貢献に対する感謝の気持ちを示すことが重要です。自分の言葉で具体的な事例やエピソードを挙げることで、相手は自分の協力が実際に役立ったことを実感しやすくなります。
関連する要件があれば伝える
お礼メールの中で、関連する要件やお願い事がある場合には、適切なタイミングで伝えましょう。例えば、今後の打ち合わせや連絡の予定、次のステップに関する相談などがある場合には、お礼の文脈に合わせてスムーズに伝えることが重要です。ただし、お礼メール自体はお礼の意図を主とし、要件の伝達は相手に対する感謝の意思を尊重しつつ行いましょう。
結びの言葉
お礼メールの最後には、適切な結びの言葉を添えましょう。一般的には「どうぞよろしくお願いいたします」といったフレーズが使用されますが、相手との関係性や文脈によって異なる結びの言葉を選ぶこともあります。ビジネスの場では、相手との関係性やメールの目的に応じて、より適切な結びの言葉を選ぶことが重要です。例えば、相手との信頼関係が築かれている場合には、「今後もご指導をいただければ幸いです」といった表現を使うことで、関係の継続を意識したメッセージを伝えることができます。
また、結びの言葉の後には自分の名前と連絡先を明記しましょう。これにより、相手が必要な場合に返信や連絡を取りやすくなります。具体的な連絡先情報を提供することで、迅速なコミュニケーションを促進することができます。
お礼メールで使える書き出しと締めのフレーズ
お礼メールでは、書き出しと締めの文章で重ねて感謝の気持ちを伝えることが重要となります。書き出しと締めで使いやすい適切なフレーズを覚えておけば、丁寧な文章で相手に感謝の気持ちを伝えることができます。
定型文にならないような、書き出しと締めで使えるフレーズを覚えておきましょう。
書き出しのフレーズ
お礼メールの書き出しで使用できるフレーズをいくつか把握しておくと、メールが定型文にならず、相手により感謝の気持ちが伝わりやすい文章を作成できます。
書き出しでは以下のようなフレーズを活用してみてください。
● いつも大変お世話になっております。
● 誠にありがとうございます。
● 心よりお礼申し上げます。
● 心より感謝申し上げます。
● 重ねてお礼申し上げます。
締めのフレーズ
お礼メールの締めの一文では、改めて感謝を伝えることが大切です。通常の締めのフレーズに一文添えることで、相手にお礼の気持ちが伝わりやすくなります。
締めの文章では以下のようなフレーズを活用してみてください。
● 重ねてお礼申し上げます。
● この度は心より感謝申し上げます。
● この度の件につきましては、謹んでお礼申し上げます。
● メールにて恐縮ではございますが、お礼申し上げます。
● 厚くお礼申し上げます。
お礼メールの例【社外編】
実際にお礼メールはどのように送れば良いのか例文を解説します。シーン別に社外の人へお礼メールを送る際の例です。「どのようにメールで感謝を伝えればいいのか分からない」というときはこの例を参考にしてください。
アポイントをいただいた時
アポイントをいただいた場合には、感謝の気持ちと一緒に日程を記載しておくようにしましょう。自分自身も先方も改めて確認を行うこともできるので安心です。
株式会社○○○○
○○部 田中様
早速のご連絡ありがとうございます。
株式会社□□□□の鈴木です。
ご多用のところ貴重なお時間をいただけるとのこと、感謝申し上げます。
田中様のご都合につきまして、承知いたしました。
それでは、下記のお時間で訪問をさせていただきたく存じます。
ご確認の程、よろしくお願い致します。
日時：△月△△日 △時～△時
場所：貴社横浜オフィス
目的：ご挨拶と新商品のご案内
訪問者：2名（上司の佐藤も同行させていただきます）
当日、田中様とお会いできるのを楽しみにしております。
何卒宜しくお願い致します。
訪問後
訪問後は、訪問をさせていただいたお礼に加えて、今後の契約の手続きや先方にお送りする書類など、今回の訪問から出た今後の流れなどを伝えましょう。先方から出た疑問や後日回答が必要となることも、改めてメールで伝えておく必要があります。
株式会社○○○○
○○部 田中様
お世話になっております。
株式会社□□□□の鈴木です。
本日はご多用のところ貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
弊社のサービスに興味をお持ちいただき、嬉しい限りです。
本日、田中様が疑問点としておっしゃっていただいた
・○○○はどのくらいの期間で納品できるか
・一定の大量注文の場合は値段の交渉が可能か
につきましては、社内で確認させていただき、改めてご連絡させていただきます。
確認には1～2営業日ほどお時間いただけますと幸いです。
引き続き今後ともよろしくお願いいたします。
打合せ後
打合せ後は、課題や成果などが共有できる内容を含めるのがおすすめです。打合せの中で出た課題への回答が必要な場合は、いつまでに回答が可能なのか見通しを伝えておくのも必要です。
株式会社○○○○
○○部 田中様
お世話になっております。
株式会社□□□□の鈴木です。
本日はご多用のところ貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
今回のお打合せでは詳細までお話させていただくことができ、サービス利用のイメージや利用にあたっての課題などが明確になりました。
利用にあたっての課題として挙げられたことを下記にまとめました。
・（問題①）
・（問題②）
・（問題③）
改めて課題に関する改善策を抽出し、共有させていただきます。
改善案は5月31日までに送付いたします。
引き続き今後ともよろしくお願いいたします。
商談後
商談の機会をもらった感謝に加えて、商談の中で出た検討事項や期日などを共有すると効果的です。
株式会社○○○○
○○部 田中様
お世話になっております。
株式会社□□□□の鈴木です。
本日はご多用のところ貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
お打合せの中で、今回お話させていただいた
弊社のサービスを導入するにあたり、月々の料金が気になるとのご意見をいただきました。
そちらのご意見につきましては、社内で検討させていただき、再度ご連絡させていただきます。
5月31日までにご連絡させていただきますので、お待ちいただけますと幸いです。
引き続き、今後ともよろしくお願いいたします。
関連記事：企業の人事担当者向けのメールマーケティング手法を紹介します！
お礼メールの例【社内編】
社外の人だけでなく、上司など社内の人に送るケースもあります。シーン別に社内の人へお礼メールを送る際の例を解説します。
上司へのお礼
上司へお礼のメールを送るときは、感謝を伝えるとともに、上司から伝えてもらったことを踏まえてどのような方針で行動するかなどを伝えるとより気持ちが伝わります。
また、後日面談などがある場合は、その件も記載しておくとより良いでしょう。
佐藤部長
お疲れさまです。
木村です。
先日は企画書について、ご指導いただきありがとうございました。
現在の課題点が明確になり、大変勉強になりました。
ご指導いただいた内容から、□□の改善に取り組み、お客様に満足していただけるサービスづくりに従事致します。
今後ともご指導の程、よろしくお願いいたします。
上司との会食後
会食後は、当日または翌日の朝にメールを送りましょう。
山田社長
お疲れさまです。
木村です。
本日はご多用のところ、交流の機会を設けていただきありがとうございました。
山田社長のおっしゃっていた
「社員1人1人が夢を持って働ける会社にしたい」というメッセージが感銘を受けました。
私もこの会社の一員として誇りを持ち、自らの夢を持って挑戦していきたいと思います。
今後ともご指導の程、よろしくお願いいたします。
締めの言葉で他と差が付く
お礼メールは内容ももちろん重要ですが、最後の締めの言葉で相手に与える印象が非常に変わります。内容が良くても、締めの言葉が悪く、いい印象が台無しになってしまう恐れもあるほどです。締めの言葉できっちり締めることができれば、他者のお礼メールと差が付けられるようになります。ここからはお礼メールで使える締めの言葉を解説していきます。
基本的な締めの言葉
● よろしくお願いします。
● よろしくお願い致します。
● 今後ともよろしくお願い致します。
● どうぞよろしくお願い致します。
● 引き続きよろしくお願い致します。
より丁寧な締めの言葉
● 何卒よろしくお願い致します。
● 今後ともよろしくお願い申し上げます。
● 今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
● 今後ともご指導を賜りますようお願い申し上げます。
● 今後も変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。
依頼する際の締めの言葉
● ご協力のほど、よろしくお願い致します。
● ご確認のほど、よろしくお願い致します。
● ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
● お力添えのほど、よろしくお願い致します。
● お手数おかけ致しますが、よろしくお願い申し上げます。
● ご多忙のところ申し訳ありませんが、よろしくお願い申し上げます。
● 勝手なお願いで恐縮ではございますが、よろしくお願い申し上げます。
● ご一考いただけますと幸いです。
お詫びする際の締め言葉
● 大変申し訳ございませんでした。
● ご迷惑おかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
● この度の件につきまして、謹んでお詫び申し上げます。
● 多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
● この度は何とぞご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。
返信を求める際の締めの言葉
● ご連絡いただきますようお願い申し上げます。
● お手数をおかけしますが、ご返信いただけますと幸いです。
● お忙しい中恐れ入りますが、お返事をお待ちしております。
● ご多忙の折、大変恐縮ですがご回答いただければ大変助かります。
● ぜひご返信賜りますようお願い申し上げます。
● ご教授いただけますと幸いです。
● ご確認のうえ、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。
お断りをする際の締めの言葉
● 今回は承ることができず申し訳ございません。
● またの機会がございましたら、何卒よろしくお願い致します。
● ご寛容くださいますようお願いいたします。
● ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
関連記事：顧客接点を作るために必要なメールマーケティング【初級編】
まとめ
本記事では、ビジネスにおけるお礼メールの重要性や書くときのポイント、さまざまなシーンで使えるメール文例を解説しました。
仕事ができ優秀なビジネスマンほど、相手の気持ちを考えてお礼メールを送り、上手く信頼関係を構築しています。それほどお礼メールは、相手に与える影響が大きいのです。
ビジネスで一番重要なことは、クライアントなど周りの人々との信頼関係です。その信頼関係は一朝一夕で構築できるものではありません。小さな信頼の積み重ねが大きな信頼関係の構築に繋がります。その小さな信頼の積み重ねの1つとして、丁寧なお礼メールを送ることは非常に重要なポイントとなります。
相手やシーンに合わせて適切な気持ちを伝えられるように、工夫してお礼メールを送りましょう。
