展示会の本番に向けて、企画立案から始まり、ブースデザインやパネル・ノベルティ・パンフレットの制作、オペレーションの設計など多岐にわたるタスクを数か月かけて準備します。展示会の準備は綿密な計画と実行が求められます。前日から当日にかけては、これまで準備してきたブースや制作物を完成させ、そして、目標達成に向けて、スタッフ一丸となって取り組みます。
展示会の準備には、事前の戦略立案が不可欠です。ターゲット顧客の明確化、展示内容の決定、ブースデザインの検討など、細部にわたる計画が必要となります。また、展示会当日に向けて、スタッフの役割分担や接客トレーニングなども重要な準備項目です。
展示会の成功には、事前の準備だけでなく、当日の運営も重要です。来場者への対応、商談の進め方、競合他社の情報収集など、様々な要素に注意を払う必要があります。さらに、展示会後のフォローアップも忘れてはいけません。獲得した見込み客へのアプローチや、展示会の結果分析なども、展示会の準備と実行の一環として考えるべきでしょう。
本記事では、このような展示会を成功させるための前日と当日の流れについて詳しく紹介します。展示会の準備から実行まで、効果的なアプローチ方法を解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
展示会の前日までに行うこと
展示会の前日までの準備は、成功の鍵を握る重要な段階です。この期間に、展示会で使用するすべての物品をリスト化し、漏れのない準備と確認を徹底的に行います。展示会の準備において、特に注意を払うべき点は、制作会社からの納品物の確認と、自社で用意する備品の準備です。
まず、制作会社に依頼したパネル、ノベルティ、パンフレットなどの納品日を再確認します。これらの展示会準備の重要アイテムが、確実に会場に届くよう手配することが不可欠です。納品スケジュールに遅れがある場合は、迅速に対応策を講じる必要があります。
次に、会社から直接送付するものや、スタッフが会場に持ち込む物品の準備を行います。これらの準備は、展示会の成功に直結する重要な展示会準備のプロセスです。デモ用のノートパソコンや液晶モニタ、Wifiルーター、名刺スキャナーなどの電子機器から、文具や清掃用具まで、細かな備品も忘れずに用意します。これらの物品を事前にリスト化し、チェックすることで、当日の混乱を防ぎ、スムーズな展示会運営につながります。
また、展示会準備の一環として、スタッフの役割分担や当日のスケジュールの最終確認も行います。各自の責任範囲を明確にし、チームワークを高めることで、効率的な展示会運営が可能となります。
①パネルやノベルティ、パンフレットなどの納品日の確認
展示会の準備において、制作会社から直接会場へ納品するように手配したものに関して、納品物が前日までに届くか確認を行うことが重要です。パネルやノベルティ、パンフレットなど展示会で使用する必須アイテムが必ず届くように手配をします。展示会の成功には、これらの展示物や配布物が欠かせません。特に、パネルは来場者の目を引く重要な要素であり、ノベルティやパンフレットは来場者とのコミュニケーションツールとして機能します。展示会の準備段階で、これらの納品日を確実に把握し、遅延や不備がないよう細心の注意を払うことが、スムーズな展示会運営につながります。また、納品後すぐに内容や数量を確認し、問題があれば速やかに対応できるよう準備しておくことも大切です。
②会社から送付するもの、会場に直接持ち込むものを用意
会社から送付するものがあれば、梱包して前日までに届くように手配いたします。また、直接会場に持っていくものがあれば、一緒に準備するようにすると良いでしょう。どこになにがあるのか、また、足りないものがないか確認することができます。
自社で用意したほうが良いものの一例を下記に挙げておきます。これらのアイテムは、展示会での円滑な運営を支援し、予期せぬ状況にも対応できるようにします。
✓デモ用のノートパソコン・液晶モニタ
✓Wifiルーター
✓名刺スキャナー・バーコードリーダー用のデバイス
✓電源タップ（延長コード）
✓太字のマジック、ボールペン、ホチキス、カッター、はさみ、付箋
✓A4用紙、クリアファイル、封筒、バインダー
✓セロハンテープ、ガムテープ、両面テープ
✓粘着用カーペットクリーナー(コロコロ)、ゴミ袋
✓消毒用アルコール、除菌ウェットティッシュ
✓展示会用のパンフレットやカタログ
✓名刺（十分な枚数を用意）
✓社員の制服やネームプレート（必要な場合）
展示会の準備では、これらのアイテムを事前にリスト化し、漏れなく準備することが重要です。また、展示会の規模や目的に応じて、必要なアイテムを追加または調整することも検討しましょう。十分な準備を行うことで、展示会当日のスムーズな運営が可能となり、来場者への対応に集中できます。
展示会の前日に行うこと
多くの展示会では、ブースの施工は前々日から前日に行われます。展示会の準備において、この前日の作業は非常に重要です。ブースを装飾業者に依頼している場合には、ブースの引き渡しのための立ち合いが必要になり、自社で装飾する場合には自分たちで設営を行います。展示会の準備を確実に進めるためには、前日のスケジュールを綿密に立て、必要な作業を漏れなく行うことが大切です。また、展示会の準備には予想外の事態も起こりうるため、余裕を持ったタイムスケジュールを組むことをおすすめします。さらに、展示会の準備チェックリストを作成し、必要な物品や作業を確認しながら進めることで、スムーズな準備が可能となります。前日の作業を効率的に進めることで、当日の展示会成功への大きな一歩となるでしょう。
①ブースの立ち合い
ブースの搬入には基本的に立ち合いが必要になります。展示会の準備において、事前にいつから立ち合いが可能か、また、いつまでに立ち会わなければならないのか確認しておきます。
立ち合いの際には、ブースがイメージ通りの完成か、依頼したものに漏れがないか、デザインが入稿したものと同じか、丁寧に確認します。また、ディスプレイやマイク・スピーカーなどの機材をリースした際には、PCとの接続や音量が問題ないか、このタイミングでテストを行います。展示会の準備では、特に音響設備の確認が重要です。
そして、業者から注意事項や機材の操作説明を受け、問題なければ引き渡しが完了です。展示会の準備における立ち合いは、ブースの完成度を左右する重要なステップです。疑問点があれば躊躇せずに業者に確認し、万全の状態で展示会に臨めるよう準備を整えましょう。
②ブースの設営
装飾業者からの引き渡しが完了した後、あるいは、自分たちで設営を行う場合には、事務局が指定した時間までに作業を完了させなければいけません。展示会準備の重要な段階として、以下の作業を確実に行います。
✓パネルやパンフレットを設置する
✓デモ用のPCやディスプレイなどの機材が問題なく動くか確認する
✓パンフレットやノベルティの保管場所を決め、保管する
✓その他、展示会に使うものが揃っているか確認する
展示会準備において、ブースの設営は来場者の第一印象を左右する重要な要素です。パネルやパンフレットの配置は、来場者の目線や動線を考慮して効果的に行いましょう。また、デモ機器の動作確認は必須です。展示会中のトラブルを防ぐため、念入りにチェックしましょう。
さらに、展示会準備の一環として、スタッフの動きやすさも考慮しながら、ノベルティや追加のパンフレットの保管場所を決めます。これにより、展示会中のスムーズな補充が可能になります。最後に、チェックリストを用いて、展示会に必要なすべてのアイテムが揃っているか再確認することで、万全の準備を整えることができます。
③会場全体の確認
ブースの設営が完了したら、会場全体を確認します。これは展示会の準備において重要なステップです。まず、来場者の動線を把握するため、入場口からブースまでの経路をシミュレーションします。この際、自社ブースへの誘導がスムーズに行えるよう、スタッフの最適な配置場所を決定します。また、他の出展企業のブース配置も確認し、競合他社の位置や目立つブースの特徴などを把握しておくと良いでしょう。
さらに、展示会の準備として、事務局の場所、セミナー会場、休憩スペース、トイレなどの位置を確認します。これらの情報は、来場者からの質問に適切に対応するために役立ちます。また、非常口や救護室の場所も確認しておくことで、緊急時の対応にも備えられます。
展示会の準備の一環として、会場内の無料Wi-Fiスポットや充電ステーションの位置も把握しておくと便利です。これらの情報は、長時間滞在する来場者へのサービスとして提供できます。最後に、自社ブースから各施設への移動時間を計測しておくと、効率的な展示会運営に役立ちます。
展示会の当日にすること
前日までに展示会の準備を完了させ、いよいよ当日を迎えます。展示会の会期中は、より多くの名刺獲得・商談獲得を目指し、来場者の接客とブースの運営に集中します。毎日、開始前と終了後にミーティングを行い、その日の改善点を翌日に反映させることが重要です。展示会準備の集大成として、当日は万全の体制で臨みましょう。
展示会当日は、来場者とのコミュニケーションが最も重要です。ブースでの接客や商談を通じて、自社製品やサービスの魅力を効果的に伝えることが求められます。また、展示会準備の一環として、スタッフ全員が製品知識や接客スキルを十分に磨いておくことも大切です。
さらに、展示会当日は予期せぬトラブルに備えることも忘れずに。機材の不具合や来場者の急な要望にも対応できるよう、柔軟な姿勢を保ちましょう。展示会準備の段階で想定されるシナリオを検討し、対応策を練っておくことで、当日のスムーズな運営につながります。
①開始前ミーティング・準備
スタッフは会場が出展社の開場時間までに集合し、ミーティングを行います。初日はあらかじめ決めておいたオペレーションを確認し、2日目以降は改善点を共有していくと良いでしょう。ミーティングが終わったら、来場者の開場時間までにそれぞれの担当で必要な準備をしたり、来場者の声かけからブースへの誘導、ブース内での接客から商談獲得まで一連の流れをリハーサルします。このリハーサルは、展示会の準備として非常に重要です。実際の状況を想定しながら練習することで、本番での対応がスムーズになり、より多くの商談機会を逃さずに済みます。
②来場者への声かけ・ブース内接客
展示会が開催されている間は、来場者への声かけやブース内での接客に集中します。来場者が集中するとき、集中しないときの波があるので、多くの名刺や商談が獲得できるように十何に対応していきます。展示会中は3~4日の間、1日中立ちっぱなしになります。定期的に休憩を行うことも重要です。また、ノベルティやパンフレットが切れないように補充を随時行います。展示会の準備段階で決めたブース内のレイアウトや動線に従って、スムーズな接客を心がけましょう。来場者の質問に対しては、事前に用意した資料や展示会用のプレゼンテーション資料を活用し、的確な回答ができるよう準備しておくことが大切です。
③終了後ミーティング
その日の展示会が終了したら、ミーティングを必ず行います。展示会準備の成果を確認するため、名刺獲得や商談獲得数の集計を素早く行い、ミーティングで目標に対する進捗状況を共有します。また、ブースの運営や来場者対応などについて改善点を洗い出し、翌日からの展示会準備に反映させていきます。特に、展示会準備で用意したパンフレットやノベルティの残数確認も重要です。在庫が不足する場合は、翌日までに追加の準備を行う必要があります。さらに、スタッフの疲労度や体調管理にも注意を払い、翌日以降の展示会準備と本番に万全を期すようにします。このように、終了後ミーティングは展示会準備の PDCAサイクルを回す重要な機会となります。
④展示会の終了後・撤退
展示会の全日程が終了した後は、素早く撤退作業を行います。装飾業者がブースの解体を始めます。まず、バーコードリーダーなど主催企業や装飾業者から借りた備品は先に返却します。
それと同時に展示していたパネル、余ったパンフレットやノベルティを梱包し、会社へ送付します。名刺やアンケートは個人情報となるので、十分に取り扱いを注意しましょう。
また、この時に出たごみの処理方法についても事前に確認をし、どのように対応するのか決めておきます。多くの場合、自分たちでの処理になるので注意が必要です。
展示会準備の最終段階として、撤退作業は非常に重要です。展示会で使用した各種資材や機材の適切な処理や返却を確実に行うことで、次回の展示会準備がスムーズになります。特に、展示会で獲得した名刺やアンケートなどの個人情報は、情報漏洩のリスクを避けるため、細心の注意を払って持ち帰りましょう。
また、展示会準備の反省会を開催し、今回の展示会での成果や課題を共有することも大切です。この振り返りを通じて、次回の展示会準備をより効果的に行うことができます。展示会準備の経験を蓄積し、継続的に改善していくことで、より効果的な展示会参加が可能になります。
まとめ
展示会の準備と実行を成功させるためには、以下のポイントに注意する必要があります。
展示会の前日までに、展示会で使用するものをリスト化し、当日に漏れなく用意できるよう準備と確認を行う。これには、パネル、ノベルティ、パンフレット、デモ機器などが含まれます。
前々日から前日にかけて、ブースの施工が行われます。ブースを装飾業者に依頼している場合には、ブースの引き渡しのための立ち合いが必要になり、自社で装飾する場合には自分たちで設営を行います。この段階で、ブースのデザインや機能性を確認することが重要です。
展示会の会期中は、より多くの名刺獲得・商談獲得ができるように、来場者の接客とブースの運営に集中します。毎日、開始前と終了後にミーティングを行い、その日の改善点を翌日に反映させることで、展示会の成果を最大化できます。
展示会の準備段階では、必要な備品や資料の確認、ブースデザインの最終チェック、スタッフの役割分担などを徹底的に行うことが大切です。
展示会当日は、来場者への積極的な声かけやブース内での効果的な接客を心がけ、目標達成に向けて全力で取り組みましょう。
展示会終了後は、獲得した名刺や商談情報を迅速に整理し、フォローアップの計画を立てることで、展示会参加の効果を最大限に活かすことができます。
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