在宅勤務の浸透により、企業が行うウェビナーは会場に足を運ぶオフラインではなく、PCの画面から気軽参加できるオンラインでの開催が主流となりました。オンラインで開催されるセミナーはウェビナーと呼ばれ、オフィスの場所に関わらず、全国各地から開催・参加できるのがメリットです。
企業側にも参加者側にもメリットのあるウェビナーですが、対面でのコミュニケーションが難しいため、出席率や満足度を維持するにはある程度の工夫が必要です。
今回は出席率や満足度を高めるウェビナーの実践方法を紹介します。ウェビナーに関する関連情報はこちらからご覧ください。
関連記事：ますます注目されるウェビナーの活用方法と具体例をご紹介
関連記事：ウェビナー（Webinar）とは？意味やメリット、おすすめツールを紹介
出席率を高める方法
ウェビナーの参加者に満足してもらうためには、まずはウェビナーに参加してもらうことが重要となります。出席率を高めるポイントを紹介します。
①申込ページ
・質問を受け付ける
申込フォームで事前に質問を受け付けることで、参加者はその答えを知りたく参加への意欲 が高まると同時に、主催者は事前に回答の準備をすることができます。
・参加UＲLの発行
ウェビナーを申し込んだ後の参加URLの発行には、参加者の手間を最小限にするのがポイントです。ウェビナーのURLを発行するために、ウェビナーツールへ再度登録するのは極力避 けたほうがよいです。
申込完了メールに参加URLが記載されていると参加者の手間はかかりません。しかし、競合 他社が参加するリスクがあるため、参加者リストを確認したうえで後日参加URLを送付する 形も良いでしょう。
②申込完了メール
ウェビナーの申込があった場合に、必ず申込完了メールを送ります。
ウェビナーの申込者の中には申込完了したことを知らせるメールが送られないと、ちゃんと申込がされているのか不安に感じる人もいるでしょう。申込完了メールでは、その不安を払拭し、ウェビナーへの参加を歓迎していることを伝え、申込者の前向きな気持ちを持たせます。
SFAやCRMツールのフォーム機能にメール送信の設定があれば、申込完了のタイミングで自動的にメールが送られ、手間もかからず便利なので積極的に使いましょう。もしメール機能がなくても、ウェビナーツールのなかにはメール機能が備わっているものもあるので、活用を検討してもいいでしょう。
また、申込完了メールに、当日の参加URLを記載することをおすすめします。参加URLを確認するのが別の機会になると、メールと見落としていたり、参加意欲が下がってしまったりと、出席率を下げるリスクが発生します。
しかし、競合他社の参加を避けたいときや、参加資格を一定の役職以上で設けているなどの制限がある場合には、別途案内する旨を記載します。
③リマインドメール
ウェビナー開催日より前の一定のタイミングで、リマインドメールを送ります。 目安として、ウェビナー開催日の前日と当日の2回です。開催日当日はメールチェックを行う午前中か、開催1時間前などのタイミングが良いでしょう。
内容としては、ウェビナータイトル、開催日時、概要、参加URL、問合せ先に関する情報を記載して、ウェビナーがあることをリマインドします。
申込完了メールも含め、登録されているメールアドレスが間違っていたり、迷惑メールに振り分けられていたり、様々な理由でメールが届かない場合が起こります。その場合にスムーズに対応できるよう、社内でウェビナーの情報を共有し、問合せがあったら連絡をつなぐようにすることも重要です。
インタラクティブなコミュニケーションを実現する方法
ウェビナーでは、双方向のコミュニケーションが難しく、登壇者が一方的に話して終わるものも多くあります。参加者の満足度を高めるには、双方向のコミュニケーションが重要となります。
①Ｑ&Ａを設ける
ウェビナーの中に質問に回答するＱ&Ａの時間を設けます。参加者の質問に対し、登壇者が応えることで、参加者の満足度を高めることができます。
質問を受け付ける方法としては3つあります。
・申込時に受け付ける
申込フォームで事前に質問を受け付けることで、参加者はその答えを知りたく参加への意欲 が高まると同時に、主催者は事前に回答の準備をすることができます。
・ウェビナー開催中に挙手をしてもらう
ZOOMウェビナーやgoogle meetsには、挙手の機能があります。質問があるときには挙手を して、その場で質問をしてもらい、登壇者が回答する方法です。
少人数のワークショップ形式のウェビナーであれば、その質問に他の参加者がさらに質問を 重ね、ライブ感のあるコミュニケーションが実現できます。 ある程度人数があり、顔や声を出さない形式であれば、挙手でのQ&Aはあまり期待できない でしょう。
・ウェビナーＱ&Ａの項目に記入してもらう
ZOOMのウェビナー機能では、Q&Aの項目があります。参加者はそこから質問したいことを テキストで入力できます。入力された質問に対し、登壇者は「ライブで回答する」か、もし くは、そのままテキストで回答するか、選択し回答することができます。
②即席アンケートを実施する
ウェビナーの機能の中にはリアルタイムでアンケートを取ることができます。ZOOMでは「投票」機能に当たります。
例えば、ウェビナーのはじめの導入でアンケートを取ることで、どのような課題を持っている参加者が多いのか把握することができます。また、アイスブレイクの役割を兼ねるため、プログラムの中にあらかじめ用意しておくと良いでしょう。
アンケートを確実に回答してもらう方法
仮に満足度の高いウェビナーを実施できたとしても、効果として図ることができなければ意味がありません。そのためには参加者にウェビナーに関するアンケートに回答してもらう必要があります。
①ウェビナー終了後にアンケートを実施する
ウェビナーが終わってから時間が経てばたつほど、ウェビナーの印象は薄くなるため、アンケートに回答しにくくなります。ウェビナーの終了直後にアンケートに回答してもらうようにすると、ウェビナーに対する率直な感想を参加者から集めることができます。
ZOOMウェビナーはアンケート機能があり、あらかじめアンケートを設定しておくと、ウェビナーの画面から退出するとともに、アンケート画面へ自動的に遷移することができます。ウェビナーの開催前や、終了直前にアンケートの回答方法を参加者へ伝え、アンケートの存在と回答方法を周知します。
②アンケート特典をつける
また、アンケートの回答を促進するために、特典をつけるのも効果的です。ウェビナーの発表資料や、テーマに関連したお役立ち資料は設定しやすいものです。また、無料トライアルや1か月無料サービスなど、通常では用意していない特典を用意するのも良いでしょう。
開催後、商談につながるセールスへのリードトス
①担当セールスとの連携
ウェビナーの効果を最大限に活かすためにも、ウェビナーの開催後はインサイドセールスやフィールドセールスに速やかに情報共有を行いましょう。開催当日のうちに、参加者リストとアンケート結果をまとめ、担当のセールス部隊へ共有します。
また、開催日の翌日に参加者へアプローチができるようにセールスと連携します。必要であれば、セールスのスケジュールを事前に抑えておくのも良いでしょう。
②参加者へのメール
参加者にはお礼メールを、そして、アンケート回答者には特典をウェビナーを開催した日のうちに送付します。メールのなかには、録画したウェビナーを動画サイトにアップロードしたURLを、アーカイブとして案内します。
満足度の高いウェビナーであれば、参加者はもう一度見直したり、社内での共有したりして、その後商談化した際にはスムーズに社内稟議が進むことが期待できます。
まとめ
・ウェビナーの出席率を高めるポイントは申込時に事前に質問を募集したり、申込完了メール やリマインドメールを活用する
・ウェビナーでインタラクティブなコミュニケーションを実現するポイントは、Ｑ&Ａや即席ア ンケートを実施する
・アンケートに確実に回答してもらうポイントは、ウェビナー終了直後にアンケートを実施 し、アンケート特典を用意する
・ウェビナーの効果を最大限に活かすためにも、ウェビナーの開催後はインサイドセールスや フィールドセールスに速やかに情報共有を行う
